EVRAK TALİMATNAMESİ

 

Bu talimatın tatbik tarihi: 1 Kanunusani 1936 ‘dır.

 

GELEN KÂĞITLAR

 

                1.—Vekâlet dışından, Maliye Vekâletine veya doğrudan doğruya merkez dairelerine gönderilen kâğıtlar yalnız Maliye Vekâleti Umumî Evrak Müdürlüğü tarafından alınır. Merkez daireleri birbirlerine Umumî Evrak vasıtasile kâğıt gönderirler. Dairelerin evrak memurları, Umumî Evrak Müdürlüğün
den başka bir yerden kâğıt alamazlar.

Maliye Teftiş Heyetine posta ile gelen veya merkez dairelerinden yazılan kâğıtlarla Hususî Kalem Müdürlüğüne gelen şifreler Umumî Evraka uğratılmaz.

 

UMUMΠ  EVRAK   MÜDÜRLÜĞÜ

Vazife ve mes’uliyet :

                2.—Umumi Evrak Müdürlüğünün vazifesi, Vekâlet dı­şından Maliye Vekâletine ve merkez dairelerine ve merkez dairelerî tarafından da biribîrine gönderilen (sarf evrakı hariç) bütün kâğıtları almak, alâkalı olduğu daireleri tayin eylemek,
merkez dairelerinden her biri için  Maliye Teftiş Heyeti ha­riç  (gelen kâğıtlar defteri)’ni tutmak ve kâğıtların dağıtıl­masını, postaya verilmesini temin etmektir.

Bu vazifeler Umumî Evrak Müdürü tarafından memur ve müvezziler arasında taksim edilir. İşlerin iyi bir düzende gitme­mesinden birinci derecede Müdür ve ikinci derecede uhdesine verîlen işleri yapmamış olan memurlar mes’uldürler.

Vazifenin yapılma şekli:

           3.—2-înci maddede sayılan vazifeler, Umum Evrak Müdürlüğü tarafından aşağıda gösterildiği gibi yapılır.  

A — Gelen kâğıtların açılması:     

Umumî evraka ya posta ile zarflı veya zimmetle zarflı   ve zarfsız olmak üzere iki türlü kâğıt gelir.

Posta müvezziinin getireceği zarflar,   adresi tetkik   edilir, Maliye Vekâletine ait olduğu ve posta zimmet kayıtlarına   uygun bulunduğu anlaşıldıktan sonra  alınır.  Üzerinde (Gizlidir) veya (Zate mahsustur) diye işaret bulunan zarflar bir tarafa ayrıldıktan sonra diğerleri açılır. Zarfın içindeki kâğıdın da Maliye Vekâletine hitaben yazılıp yazılmadığı tetkik   ve zarfın üzerindeki numara İle kâğıdın numarası tatbik edilir.   Kâğıdın leffi varsa sayılır. Numaralarında ve lef adetlerinde uygunsuzluk bulunan kâğıtlar zarflar ile diğerlerinden ayrılır.

Vekâlet dışındaki daire ve müesseselerden gelen kâğıtlar da aynı şekilde tetkik olunur.

Merkez dairelerinin birbirlerine gönderdikleri kâğıtlar Vekâlet dışından gelen kâğıtlar gibi tetkik ve kayda tâbidir.

Bu iş bittikten sonra uygun görülen kâğıtların alâkalı ol­duğu daireler itibarile ayrılmasına başlanır.

B. — Gelen kâğıtların ayrılması:

Vekâletin merkez daireleri (I) numaralı plânda tespit edilmiştir. Kâğıtlar bu plâna göre ayrılır ve havale edilir. Ma­liye Vekâletinden çıkan kâğıtların Vekâletin hangi dairesinden yazıldığını kolayca tayin etmek üzere (I) numaralı plânda ad­ları yazılı her daireye bir baş numarası verilmiştir. Vekâletten çıkan her kâğıda verilen numaranın ilk rakamı alâkalı dairenin baş numarası ifade ettiğinden Vekâlete cevaben gelen her kağıtta gösterilen numaralar tetkik edilerek bunların ilk rakamlarına göre alâkalı daireler kolayca tayin olunur. Meselâ: Erzurum Valiliğinden gelen bir kâğıdın başında,  12.10.1935 tarihli ve 12128/10 - 1200 numaralı yazıya cevaptır. Diye yazılı olduğu takdirde bu numaranın (1) rakamı (I) numaralı plânda da gösterildiği gibi Muhasebat Umum Müdürlüğünü, (1) den son­ra gelen (2) rakamı ise bu Umum Müdürlüğün Hesabat Şubesi Müdürlüğünü ifade eder. Bu iki rakamın tetkiki kâğıdın içinde­kileri okumadan Hesabat Şubesi Müdürlüğüne ait olduğunu ta­yini kâfidir. Ancak bu baş numaralarında bir yanlışlık yapılması ihtimali göz önünde tutularak kâğıdın (Özü) ne nazaran alâkalı daire ile baş numaraların birbirine uygun olup olmadığı araştı­rmalıdır.

Resen yazılan kâğıtların, Vekâletin hangi dairesine hitaben yazıldığı gösterilmemiş ise, içinde yazılı işe göre alâkalı da­ireleri tayin etmek lâzımdır. Bu vazife, ya Umumî Evrak Müdürü tarafından yapılır veya bu işi görebilecek   memurlara yaptırılır.

Yabancı dille gelen kâğıtların  havaleleri Hususî    Kalem Müdürlüğüne yaptırılır. Üzerinde (Gizlidir) veya (Zate mahsustur) işareti bulunan zarflar açılmadan Hususî Kalem Müdürlüğüne ait kâğıtlar arasına konulur.

Vekâlet veya Müsteşarlık Makamının görmesi lâzım gelen kâğıtlar, Hususî Kalem Müdürlüğünce Umumî Evraka bildiri­lir. Bunlar gelen kâğıtlar arasından ayrılarak Hususî Kalem Müdürlüğü evrakı meyanına vaz’edilir.

Maliye Vekâletine hitaben yazılmıyan, leffi noksan veya numaraları hatalı olan kâğıtlar Umumî Evrakta alıkonularak  bunlardan Maliye Vekâletine ait olmayanlar yerlerine iade ve  kusurlu bulunanlar da Hususî Kalem Müdürlüğünden alınacak  talimata göre ya iade veya noksanları alâkalı daireler tarafından ikmal ettirilmek üzere dairelerine verilir.

C. — Gelen kâğıtların numaralandırılması:

Kâğıtlar ait  olduğu  daireler   itibarile   ayrıldıktan sonra her daire için ayrı olan bir nümeratör ile damgalanır. Nümeratörün numarası her dairenin gelen kâğıtlara ait defterinin sıra numarasına göre ayar edilir. Nümeratör tarihi de ihtiva etmi­yorsa ortasındaki boşluğa tarih damgası vurulur. Kâğıtlar her dairenin baş numarasını taşıyan kâğıt dolabına konur.

Her daireye ait geliş numaraları bir takvim yılı başından sonuna_kadar teselsül ettirilir.

Gizli işaretli kâğıtlara ait zarflara, kayıtlarını temin için numara verileceği gibi noksan olduğundan dolayı Umumî Ev­rakta alıkonulan kâğıtlara da Umumî Evrakın nümeratörü ile  numara konulur.

Üzerinde (Acele), (Çok acele) diye işaret bulunan kâğıtla­rın geldiği yer, numarası, tarihi, cinsi, lef adedi, özü (Acele kâ­ğıtlar fişi) ne yazıldıktan gerek fişe gerek kâğıda ait olduğu dairenin numeratörü ile sıra numarası verildikten sonra daire­leri evrak memuruna gönderilir. Fiş imza ettirilerek geriye alı­nır.

         Kitap, mecmua, gazete vesair matbular numaralanmaz.

D. — Gelen kâğıtlar defterinin tutulması :

Numaralanmış ve dolaplarına konulmuş olan kâğıtlar, (Gelen kâğıtlar defteri)’ni tutan daktilolar tarafından alınır ve nümeratör sıra numarasına göre ve küçük numaradan baş­lamak suretile (Gelen kâğıtlar defteri) nin makine ile ve iki nüsha olarak yazılmasına başlanır.

Numunesinin tetkikinden de anlaşılacağı veçhile defterler  föy volant halinde ve iki taraflıdır. Her iki tarafta da aynı sü­tunlar vardır. Birinci sütuna, gelen kâğıdın üzerine nümeratör ile vurulan ve teselsül eden geliş sıra numarası ikinci sütuna kâğıdın geldiği yer, üçüncü sütuna kâğıdın kendi numarası, dördüncü sütuna tarihi,  beşinci sütuna cinsi, altıncı sü­tuna lef adedi ve yedinci sütuna ise özü yazılır, üze­rinde (özü) bulunmayan kâğıtlara hülâsası  yazılır. Al­tıncı   sütunda   dört   köşe   çizgi içine alınmak suretile ayrılmış olan (A) ve (Ç. N.) işaretli kısımlar ile sekizinci sütuna Umu­mî Evrak Müdürlüğü tarafından bir şey yazılmaz.

Sahifeler bittikçe arkaları da kullanılır, daha evvelki sahi-feye nazaran her sahifenin başına sahife numarası konulur ve bu numaralar bir takvim yılı başından sonuna kadar teselsül ettirilir.

Sahifelerin başındaki (Tarih) kısmına ise tarih dam­gası ile kâğıtların kaydedildiği tarih yazılır.

Gizli işaretli kâğıtlara ait zarflar aldıkları geliş sıra nu­marasına göre kaydedilir. Üzerindeki damga ve numaralardan, nereden geldiği ve numaraları tesbit edilerek bunlar ait olduğu kısımlara geçirilir. (Özü) ve (izahat) sütunları boş bırakılır.

Üzerinde (Acele), (Çok acele) işaretleri bulunması dolâyisile fiş mukabilinde ait olduğu dairelere verilen kâğıtlar, fişlerine göre (Gelen kâğıtlar defteri) ne kaydedilir. Fiş, gelen kâğıdın yerine geçer.

         Maliye Teftiş Heyeti için (Gelen kâğıtlar defteri) tutulmıyacağından umumî evraka gelen kâğıtlar arasından bu daire­ye tevdi edilmesi lâzım gelenler, zimmet defterine kaydedilmek suretile verilir.         

    Kitap, mecmua, gazete  vesair   matbualar  (Gelen kağıtlar defteri) ne  kaydedilmeden alâkadar dairelere tevdi olunur.

    Vekâlete gönderilen veya verilen arzuhaller, (Müracaat kalemi Talimatı) ında yazılı esaslara da tabidir.

E. — Gelen kâğıtların dağıtılması :

Bir dairenin kâğıtları (Gelen kâğıtlar defteri) ne kayde­dilir edilmez diğerlerinin bitmesi beklenilmeden iki nüsha olarak yazılan (Gelen kâğıtlar defteri) sahifeleriyle birlikte ait ol­duğu dairenin Evrak memuruna gönderilir. Evrak memurları bu sahifelerin asıllarını kâğıtlarla alıkoyarak suretlerini al­dıkları tarihi yazıp imzâ eyledikten sonra Umumî Evraka iade ederler. Bu suretle iade edilen sahifeler Umumî Evrak Müdürlüğü tarafından ait olduğu dairenin kartonuna geçirilerek sak­lanır. Bunlar, Umumî Evrakın hem   (Gelen kâğıtlar)   hem de (Zimmet) defteri yerine geçer.   

Kâğıtların dağıtılması geciktirilmemelidir: öğleden evvel gelen kâğıtlar o gün, öğleden sonra gelen kâğıtlar ise ertesi gün öğleye kadar behemehal ait olduğu dairelere verilmiş olmalıdır.

 

DAİRELERİN EVRAK VE DOSYA KALEMİ

 

4.— (I) Numaralı plânda adları   yazılı her dairede, kâğıt ve dosya işlerinin çokluğuna göre lüzumu kadar memurdan mürekkep, bir Evrak ve Dosya Kalemi bulunur. Bu kalem, en kı­demli olan memurun idaresi ve daire Müdürünün kontrolü altındadır.

Evrak ve Dosya işleri; muamelâtı çok az olan dairelerde munzam vazife olarak, muamelâtı az olan dairelerde ise yalnız bir memura gördürülür; muamelâtı çok olan dairelerde de bir­birinden ayrılarak mevcud memurlar arasında taksim edilir.

Vazife ve mesuliyet :

                  5. — Evrak ve Dosya Kalemlerinin vazifesi : Umumî Evrak­tan (Gelen kâğıtlar defteri) ile gelen kâğıtları almak, bunlardan evveliyatı olan kâğıtları dosyalarına bağladıktan, doğru­dan doğruya gelenleri de havalesini temin ettikten sonra ait olduğu kalemlere dağıtmak, daireden çıkan kâğıtların çıkış kayıtla­rını tutmak ve dosyalarını tanzim etmek, cevabı beklenen kâğıt­ları tekit defter ile takip eylemek, gerek Vekâlet   dışına   gerek merkez dairelerine gidecek evrakı göndermektir.

        Evrak ve dosya işlerinin iyi bir düzende gitmediği anlaşıl­dığı takdirde bundan birinci derecede Evrak ve Dosya Kalemi Şef­leri, ikinci derecede uhdesine verilen işi yapmıyan memurlar mes’uldürler.

Gelen kâğıtlar :

             6. —  Umumî Evrak   tarafından   gönderilen   kâğıtlar, (Gelen kâğıtlar defteri) ile tatbik olunur. Kâğıt ve defterin yekdi­ğerine uygun bulunduğu   anlaşıldıktan sonra kâğıtlar defterin asıl sahifelerile alıkolunur ve suretleri Evrak Memuru tarafından imza ve Umum Evraka iade edilir. (Gelen kâğıtlar defteri) sahifeleri kartona geçirilir .

Alınan  kâğıtlar Evrak Memuru tarafından derhal: A) Res­en yazılan kâğıtlar; B) Gizli işaretli olup zarflar içinde bulunan kâğıtlar;   C) Cevaplı kâğıtlar; D) Acele işaretli kâğıtlar; E) Aidiyeti   yanlış tayin edilen kâğıtlar; F) Tekitler   olmak üzere altı kısma ayrılır. Bunlardan her biri hakkında aşağıda izah ed­ildiği şekilde muamele yapılır:

A.— Resen yazılan kâğıtlar:

Doğrudan doğruya yazılan kâğıtların taalûk ettiği kalem­ler, evrakın mahiyet ve ehemmiyetine göre ya bizzat Evrak Şefi ve ya Müdür Muavini ve Müdür tarafından tayin olunarak havaleleri yapılır. Havale edilen kâğıtlar, Evrak memuru tarafın­dan (Kalemler arası zimmet defteri) ne kaydedilerek imza mu­kabilinde Kalem Şeflerine veya Şeflerin tesib edeceği muayyen bir memura verilir.

Evrak ve dosya işlerini muamelâtı çok az olmasından, munzam vazife olarak, az bulunmasından dolayı da yalnız, bir memura gördüren dairelerde, gelen kâğıtlar; (Kalemler arası zimmet defteri) ne kaydedilmeden tetkik edecek memurlara ve­rilir.

Tetkik bürosunda gelen kâğıtlar, (Kalemler arası zimmet defteri) ne kaydedilmeden doğrudan doğruya Tetkik Bürosu Reisine takdim olunur.

          Her kâğıt Kalem Şeflerine verilirken bir dosya gömleğine rabtedilir.   Dosya gömlekleri muhtelif   renklidir. Dosyalar iş ve kalem taksimatına göre tasnif   ve her kalem için de   muayyen bir renk gömlek intihap edildiğinden her kalemin kâğıdı kendi rengindeki gömleğe konulur.   

         (Kalemler arası zimmet defteri) nin her sahifesinde aynı şekilde bastırılmış üç tablo vardır. Her tablonun birinci sütunu­na kâğıdın geliş sıra numarası, ikinci sütununa lef adedi kay­dedilir. Üçüncü   sütuna ise   kâğıtların   Kalem Şeflerine verildiği tarih yazılır ve  Şefler tarafından imza edilir. Bir tablo bittik­çe diğerleri doldurulur.

Çok kâğıt gelen dairelerde her kalem için bir (Kalemler arası zimmet defteri) tutulması evrakın bulunduğu yeri takip noktasından faydalıdır.

B.— Gizli işaretli kağıtlar:

Hususi Kalem Müdürlüğüne doğrudan doğruya tevdi edile­cek şifrelerle Umumî Evraktan gönderilen gizli işaretli ka­ğıtlar, Evrak Memuru tarafından alınarak bizzat Müdüre tevdi olunur. Müdür kâğıtları tetkik ettikten ve ehemmiyetli olanla­rını Vekâlet makamına takdim eyledikten ve şifreleri de açdırdıktan sonra havalesini yapar ve ait olduğu daireye sevkedilmek üzere yine kapalı zarf ile Umumî Evraka gönderir. Umumî Evrak bu kâğıtları ait olduğu dairenin (Gelen kâğıtlar defteri) ne kayıt ve diğer kâğıtlar meyanında sevkeder.

Gizli kâğıtlar ve şifreler içinde müstacel olanlar, hususî kalem müdürlüğü tarafından zimmet mukabilinde alâkalı da­ireye tevdi edilir. Dairesi Evrak Memuru bu kâğıtlar için (Acele kâğıtlar fişi) tanzim ederek fişi, geliş kaydı temin edilmek üzere Umumî Evraka gönderir.

Gizli işaretli kâğıtlar dairelerde Müdürler tarafından tayin edilen usule göre ya bizzat Müdüre veya Muavinine verilir. Eğer bu kâğıtlar gizli dosyalara taallûk eden kâğıtlardan ise Evrak Memuruna ait (Kalemler arası zimmet defteri) ne kayde­dilmek suretile Müdür tarafından tayin edilen memura teslim olunur ve (Gelen kâğıtlar defteri)’ nde geliş sıra numarası bu­lunarak (özü) sütununa (Gizlidir) yazılmakla iktifa edilir. Kâğıdın gizli kalmasında bir mahzur görülmediği takdirde (Ge­len kâğıtlar defteri) nden geliş sıra numarası ile kaydı bulunarak özü, deftere yazılır, diğer kâğıtlar gibi (Kalemler arası zimmet defteri) ne kaydedilerek kalemine verilir.

C. — Cevaplı kağıtlar :

Cevaplı   kâğıtlar evvelâ   (Giden kâğıtlar defteri) ni tutan memura verilir. Bu memur kâğıdın evveliyatını defterden bulur. Evvelce yazılmış olan kâğıda verilen numaranın bu kâğıtta gös­terilen numaraya mutabakatını temin ettikten sonra   defterin altıncı sütununun altındaki (G. N.) işaretli haneye geliş sıra numarasını ve (Gelen kâğıtlar defteri) nin altıncı sütununun altındaki (A) işaretli haneye de aidiyet   numarasını   kaydeder. Ka­yıtları biten kâğıtları da, kayıtları bittikçe, Dosya   Memuruna verir.

Dosya Memuru aldığı kâğıtların Dosyasını aidiyet numara­sından bulunur. Çıkan kâğıtlara ne suretle numara verileceğine dair olan esasların tetkikinden de anlaşılacağı üzere, her daire­den yazılan her kâğıda üç türlü numara konulur. Ufkî bir tak­sim çizgisile yekdiğerinden ayrılan bu numaralardan üst kıs­ımdaki numaraların ilk rakamı Umum Müdürlüğü veya Müsta­kil Müdürlüğü, ikinci rakamı Şube Müdürlüğü olan Umum Mü­dürlüklerde Şube Müdürlüğünü olmayanlarda kalemi, üçüncü rakamı   Şube   Müdürlüğü   kalemini ve müteakip   rakam   ise dosya esas numarasını ve bir yan çizgi ile ayrılan rakamlar da dosya gömlek numarasını ifade eder.Ufkî taksim çizgisinin altında kalan numara da kâğıdın çıkış sıra numarasını gösterir. Meselâ: Ankara Defterdarlığından Maliye Vekâletine yazılan bir kâğıtta: 10/5/1935 tarihli ve  11221/18 numaralı kâğıda cevaptır diye yazılı olduğu farz edilse : (II) numaralı plânın

  1500

tetkikinden de anlaşılacağı gibi (1) Muhasebat Umum Müdürlüğünü, (11) Bütçe ve Mukaveleler Şubesi Mü­dürlüğünü, (112) ise bu Müdürlüğün Mukaveleler kalemini ifa­de eder. Bu üç rakamdan sonra gelen (21) dosya numarasını ve bundan sonra gelen (18) de (21) numaralı dosyanın 18 inci göm­leğini gösterir. Altındaki 1500 rakamı da bu kâğıdın çıkış sıra numarasıdır. Ufkî taksim çizgisinin üstündeki rakamlar bir kâ­ğıdın ait olduğu daireyi, bulunduğu dosyayı gösterdiğinden rakamların hepsine birden bir kâğıdın (Aidiyet numarası) de nilir. Bu misaldeki kâğıdın aidiyet numarası 11221/18 dir.

Dosya Memuru bu numara ile kâğıtların dosyalarını bulur ve kâğıdı o dosya gömleğinin içinde bulunan (Dosya fişi) ne kaydeder. Dosya fişindeki numarası sütununa kâğıdın kendi numarası, tarihi sütununa yazıldığı tarih, üçüncü sütununa cin­si, dördüncü sütununa lef adedi, beşinci sütununa ise geldiği yer ve makam yazılır. Altıncı sütununa da tevdi tarihi yazılıp ait olduğu Kalem Şefine imza ettirilerek kâğıt ve dosya Kalem Şe­fine tevdi olunur ve fiş geriye alınır.

Muhtelif renk kartonlara bastırılmış olduğundan her ka­lemin dosya fişi, ona ait renkteki kartona yazılır. Bu fişler dos­yalar geri gelinceye kadar her kalemin dosya fişi kartonuna ko­nulur. Dosya fişine ait kartonların içindeki fişlerle her kalemde ne kadar dosya bulunduğu kolayca tayin olunur.

D. —Acele işaretli kağıtlar :

Evrak kalemine üzerinde (Acele), (Çok acele) işareti bu­lunması dolâyisile fişlerle gönderilen kâğıtlar, Evrak Memuru tarafından tetkik ve fişleri imza edildikten sonra kâğıt alıkonularak fiş Umumî Evraka iade edilir. Bu kâğıtların evveliyatı olup olmadığı, doğrudan doğruya gelip gelemediği tetkik edil­dikten sonra yukarıda tespit edilen usul dahilinde ait olduğu ka­lemlere verilir.

E. —Aidiyeti yanlış tayin edilen kâğıtlar :

Kâğıdı gönderenler tarafından Maliye Vekâletine ait nu­maraların doğru yazılmaması veya Umumî Evrak tarafından yanlış havale yapılması dolayısı ile yanlış geldiği anlaşılan kâğıt­lar derhal zimmet defterine kayıt ve Umumî Evraka iade edilir. (Gelen kâğıtlar defterin) de kâğıdın geliş kaydı bulunarak iza­hat sütununa (Umumî Evraka iade) yazılır ve iade tarihi işaret edilir.   

Bu suretle Umumî Evraka gönderilen kâğıtlar, Umumî Evrak tarafından acele işaretli kâğıtlar gibi fişle taalluk ettiği dairelere derhal sevk olunur; ilk kaydına da yeniden verilen ge­liş numarası ile  gönderildiği dairenin adı işaret edilir.

F.—Tekitler:

Gelen  tekitler( Gelen  kâğıtlar   defteri) ile  birlikde tek işlerile uğraşan memur tarafından tetkik ve bu defterden taalûk ettiği kâğıdın nerede bulunduğu tayin edilir. Bunun için evvelâ tarihinden ve özünden defterde kaydı aranır. Defterin özü sütunundaki (A) hanesinde aidiyet numarası bulunur, fakat (Ç.N.) hanesinde çıkış   sıra numarası bulunmazsa bu kâğıdın dosyası ile birlikte kalemlerde olduğuna hükmedilir.   Eğer aidiyet numarası da  yoksa resen gelmiş, dosya almamış ve kalemlerden de   henüz   çıkmamış olduğu anlaşılır. Her iki halde de özünden ve (Kalemler  arası zim­met   defterin) den verildiği yer tayin  edilerek kalemlerine sevkolunur. Eğer   defterde   hem   aidiyet hem de çıkış sı­ra numarası bulunursa kâğıdın yazılıp yerine gönderildiği anlaşılır; bu takdirde çıkış kaydı ve lüzumu halinde dosyası bulunur. Cevabı   gönderildiği kat’iyetle anlaşıldıktan sonra bunun için bastırılmış olan (A.3)    matbuasından biri doldurulur ve bu kâğıda evvelce yazılan kâğıdın çıkış sıra numarası   verildikden sonra Evrak Şefi tarafından Muavin veya Müdüre imza et­tirilerek (Giden kâğıtlar defteri) ne ayrıca kaydedilmeden ma­halline gönderilir.

   7.—Umumî Evraktan öğleden evvel alınan kâğıtlar, niha­yet öğleden sonra, öğleden sonra alınan kâğıtlar ise ertesi gün sabahleyin behemehal ait olduğu kalemlere verilir.

Kâğıtların bu müddetten fazla Evrak Kalemlerinde kalıp kalmadığı, Şube Müdürleri veya Muavinleri tarafından sık sık kontrol edilir. Gecikme halinde Evrak ve Dosya Şefleri cezalan­dırılır.

Kalemlere Gelen Kağıtlar:

8.— Evrak kalemlerinden Kalem Şeflerine gönderilen kağıtlar, Şefler tarafından tetkik edildikten sonra kalemlerdeki iş bölümüne göre ait olduğu masa memurlarına dağıtılır. İşlerin fazlalığı ve tenevvüü dolayisile çok memur bulunan kalemlerde icab ve ihtiyaca ve daire Müdürünün taktirine göre kâğıtlar, (Kalemler arası zimmet defteri) ne kaydedilmek suretile zim­met mukabilinde memurlara verilir. Memur adedine ve işlerin mikdar ve mahiyetine göre zimmetle kâğıt verilmesine lüzum görülmeyen kalemlerde ise böyle bir defter tutulmasına lüzum yoktur. Bu gibi kalemlerde kâğıtlar, Kalem Şeflerinin daimî mürakabesi altında memurlara tetkik ettirilir.

İmza mukabilinde alınan dosyalar da ayni şekilde ait oldu­ğu memurlara verilir.

Kalem içinde (Kalemler arası zimmet defteri) tutulduğu takdirde defter sahifeleri, her masa memuruna verilen kâğıtları kolayca tayin etmek üzere, görülen iş hacmi nazarı dikkate alı­narak, masalara nazaran ayrılır. Her masaya verilen kâğıt ken­di sahifesine yazılır. Ancak her sahifede aynı şekilde tabettiril­miş olan tablolardan birincisine masa memuruna verilen kâğıt­lar, ikincisine ise masa memuru tarafından muamelesi bitirilip Kalem Şefine iade edilen kâğıtlar yazılır. Birinci tablo masa memurları, ikinci tablo Kalem Şefleri tarafından imza edilir. Üçüncü tablo ise Evrak memuruna iade edilen kâğıtların kaydına tahsis olunur. Bu üç tablonun karşılıklı tetkiki kâğıtların nerede bulunduğunu gösterir.

Kalem dahilin de, (Kalemler arası zimmet defteri) tutulma­sına lüzum görülmeyen kalemlerde, Evrak Memuruna iade edi­lecek kâğıtlara mahsus bir (Kalemler arası zimmet defteri) tu­tulur ve bunun bir tablosu bittikçe diğerleri kullanılır.

Muamelatın azlığından dolayı (Kalemler arası zimmet def­teri) ne kaydedilmeden kalemlere verilen kâğıtlar, (Kalemler arası zimmet defteri) ne kaydedilmeden Evrak ve Dosya Memu­runa iade olunur.

Kâğıtların tetkiki:

9.— Kâğıtların kolayca tetkikini temin etmek üzere kalem­ler içinde iş bölümü yapılır. Her memur kendisine verilen işi tet­kik eder ve neticesini doğruca Kalem Şefine bildirir.

Yapılan tetikat neticesinde : A) Cevap verilmesi veya muktezasmın Vekâlet Makamına tayin ettirilmesi icap eden, B) Sak­lanması lâzımgelen, C) Bir müddet tehiri zarurî görülen, D) Ta­kibine lüzum görülen, E)Yanlış gelen kâğıtlar; için aşağıda tesbit edilen esaslara göre muamele yapılır :

A. — Cevap verilmesi icap eden kâğıtlar:

         1.—Müsveddelerin hazırlanması: Cevap verilmesi lâzım gelen kâğıtlar, her dairede Müdürün tertibi veçhile ait olduğu masa memurları, eğer ehemmiyetli ise Kalem Şefleri, çok ehemmiyetli ise Muavin veya Müdür tarafından tetkik edilir ve yazılacak cevabın müsveddesi hazırlanır. Bir müsvedde hazırlanırken evvelâ: Yazının hangi makama hitaben ve nereye yazıldığı, hangi numaralı ve tarihli yazıya cevap ol­duğu tespit edilir. Müteakiben cevap metni yazılarak bunda
Sorulan şeylerden bir kısmının cevapsız bırakılmamasına, tek­rar istizaha mahal verilmiyecek şekilde açık bulunmasına, lü­zumsuz tafsilât verilmemesine, kısa fakat manalı ve kat’î olma­sına itina edilir ve yazının hülâsası müsveddenin baş tarafına
ilâve olunur.                                                                                   

Suret veya aslının gönderilmesine lüzum görülen kâğıtlar dosyasından çıkarılarak müsveddeye bağlanır. Sureti çıkarıla­cak kâğıtların tayininde bilhassa şu noktalara dikkat edilir: Yazılan yazıya mevzu olan kâğıt aynen iade ediliyorsa veya alı­nan bir kâğıt aynen diğer bir mahalle   gönderiliyorsa   veya bir dosyanın içindeki kâğıtlardan bazılarının aynen gönderilmesine lüzum görülüyorsa bunların bir dosyanın, iade edilmemek üzere  gönderilmesi lâzım geliyorsa, içinden ileride yapılması melehuz olan tetkikatı kolaylaştırmağa yarayacak kâğıtların, behemehal suretleri çıkartılmak lâzımdır. Müteaddid dosyaları alâkadar eden bir müsveddenin veya kâğıdın en yakın alâkası bulunan dosyaya ve suretlerinin de alâkalı diğer dosyalara konulması icap ettiğinden bunların da, konulacağı dosyanın adedine göre, suretleri çıkartılmak icap eder.

2.—Müsveddelerin tetkiki: Yazılan müsveddeler kâğıt veya dosyası ile Kalem Şeflerine verilir. Kalem Şefleri  müs­veddeleri tetkik ederler, işin ehemmiyetine ve Müdür tarafından takib olunan mesai tarzına göre mafevkinin (Yazıla) sını aldıktan sonra tebyiz edilmek üzere Daktilolara verilir. Mühim müsveddeler için işin tahammülüne göre, bidayeten Muavin veya Müdür veya Umum Müdürün reyi alınmak lâzım gelir.

Masa memurları tarafından hazırlanan müsveddelerin doğ­rudan doğruya Kalem Şefleri tarafından görülmesi, araya mu­tavassıt sokulmaması ve müsveddelerin gerek yazanlar, gerek tetkik edenler tarafından imzalanması lâzımdır.

Müsveddeler, her masa memuruna mahsus kartonlarla, Daktilolara gönderilir. Bu kartonlara yalnız müsvedde ile sureti çıkarılacak kâğıtlar konulur. Kâğıt ve dosyalar masa memu­runda kalır.

Müteaddid Daktilosu bulunan kalemlerde müsveddeler mev­cut Daktilolar arasında mütenasiben tevzi edilmelidir.

3.—Müsveddelerin tebyizi: Kâğıtlar beyaz edilirken tarih, ilk sahifenin yukarısına ve sağ köşesine yazılır ve yalnız (Özü) n sık satırla, yazının ise seyrek satırla yazılmasına ve satır başlarının dört, satırların iki santimetre kadar içeriye alınmasını sahifeler bittikçe yazının   devam eylediğine dair (%) işaretinin konulmasına, noktalara virgüllere, satır başlarına ve büyük harflerle yazılması lâzım gelen kelimelere dikkat edilir. Beyazlık kâğıtlar iki boyda bastınlmış olduğundan müsveddenin büyüklüğüne göre kâğıt seçilmesine ve kâğıt israfına sebebiyet verilmemesine itina olunur.

Suretler daima ince, müsveddelik kâğıtlara çıkarılır.

Yazı yazıldıktan sonra Daktilolar kâğıdın alt tarafına ve sağ köşesine adlarının baş harfini makine ile yazarlar ve tebyiz edilen yazıları müsveddelerine, kâğıdın üst kısmının sol tarafından, iğnelendikten sonra kartonları ile masa memuruna iade ederler.

Daktiloların akşam paydoslarında masalarında kâğıt ve müsvedde alıkoymamaları ve kendilerine verilen müsveddeleri tamamen tebyiz etmeleri lâzımdır. Akşam üzeri beyaz edilmemiş müsvedde kalırsa, paydosa çıkmadan evvel Kalem Şefinin haber­dar edilmesi ve Şeften alınacak talimata göre hareket olunması şarttır.

4.—Kâğıtların imzalanması: Masa memurları, tebyiz edi­len kâğıtların müsveddelerile tatbik ederler ve adlarının baş har­fini Daktilonun parafının yanına yazarlar. Birlikte gönderilecek asıl veya suretleri de kâğıdın aslına bağlandıktan sonra (Ka­lemler arası zimmet defteri) tutulan kalemlerde bu deftere kaydetmek suretile Kalem Şeflerine verirler.

Tebyiz edilen kâğıtlar, Kalem Şefleri tarafından kalemin kartonlarına konularak Müdür Muavinine veya Müdüre gönderilir. Müdür veya Muavin salâhiyeti dahilinde gördüğü kâğıtlar imzalayarak kaleme iade ve Vekâlet Makamına takdim edilecek kâğıtları da tefrik ve bunları Hususî Kalem Müdürlüğüne sevkeder. Vekâlet Makamına takdim olunacak kâğıtların karton içinde olması ve dosyalarına bağlı bulunması lâzımdır. Dosyalar karto­na girmiyecek derecede büyük ise yalnız, cevabı verilen kâğıdın bağlanması ile iktifa olunabilir.

Acele kâğıtlar için hususî bir karton kullanılır.

İmzaya gidecek kâğıtlar için ayrı bir zimmet   kaydı   tutul­maz.

İmzadan çıkan kâğıtlar, gelen kâğıdın geliş sıra numarası ile kalemler arası zimmet defterinin üçüncü tablosuna kaydedi­lerek imza mukabili Evrak Memuruna verilir.

Cevaplı kâğıtlardan dosya numarası almamış olanlara, kolaylıkla dosya numarası verilmesini temin için masa memurları tarafından müsveddelere, dosya plânına göre, gireceği dosya nu­maralarının işaret edilmesi lâzımdır.

 

B.— Gizli işaretli kâğıtlar, Şifreler :

Gizli işaretli kâğıtlar Daire Müdürünün tertibi dahilinde ya Müdür ve Muavini veya tensip,edilen,bir,memura yazdırılır. Bunlara, imzadan çıkdıkdan sonra gizli dosyayı tutan   memur tarafından dosya numarası verilir. Evrak memuruna yalnız gittiği yer, tarihi, cinsi, lef adedi söylenerek çıkış kaydı temin ettirilir. (Giden kâğıtlar defteri) nin özü sütununa (Gizlidir) ya­zılmakla iktifa edilir ve sevkedilmek üzere zarflı olarak imza mukabilinde Evrak Memuruna tevdi olunur.

Gizli işaretli telgraflar Hususî Kalem Müdürlüğünce şifre edildiğinden bunlar, daire Evrak Memurlarından da gizli tutuluyorsa, yukarıda tesbit edilen esaslar dahilinde numaralattırılarak zarflanır ve Umumî Evraka uğratılmadan Hususî   Kalem Müdürlüğüne zimmetle verilir. Hususî Kalem Müdürlüğü tel­grafı şifre eder, dairesinin verdiği numara ile telgrafhaneye gönderir.

C. —Saklanılması lâzım gelen kâğıtlar:

Yapılan tetkikat neticesinde: Muamele mevkiine konulmasına lüzum olmadığı anlaşılan kâğıtlar,   ehemmiyetine göre, Müdür Muavini, Müdür veya Umum Müdürün muvafakati alındıktan sonra saklanır. Ancak her kâğıdın altına, neden dolayı saklandığının alâkadar memur tarafından   yazılması ve bu   yazının saklamağa müsaade edenler tarafından imzalanması   lâzımdır.

Kâğıtlar imzadan çıktıktan ve dosya numaraları olmayanlara, dosya plânına göre, dosya numaraları işaret edildikten sonra saklanılmak üzere, (Kalemler arası zimmet defteri) ne kaydedilerek   Evrak Memuruna gönderilir.

D.— Bir müddet tehiri zarurî görülen kâğıtlar:

İstenilen malûmatın henüz gelmemesi, sorulan işin tetkik edilmekte olduğunun mahallinden bildirilmesi, muamelenin intacına kâfi gelecek malûmatın tamamlanmaması veya işin ancak muayyen bir zaman zarfında intacının kabil olması halinde kâğıtlar, muamelenin icabına göre Müdür Muavini veya müdürün müsaadesile bir müddet tehir edilir. Her kâğıdın altına neden dolayı ve ne kadar bir müddet  tehir edileceği yazılır ve buna lü­zum görenler tarafından imzalanır.

Kâğıtlar imzadan çıktıktan sonra dosyalarına konulmak ve tayin edilen müddetin hitamında tekrar kaleme tevdi edilmek üzere (Kalemler arası zimmet defteri) ne kaydolunur ve Evrak Memuruna gönderilir.

E.— Takibine lüzum görülen kâğıtlar:

Taalluk ettiği işin mahiyetine ve gittiği yere göre muayyen zaman zarfında cevabı alınamadığı takdirde takibi zarurî görü­len kâğıtlar, masalara sureti tevzide, imzalanma tarzında diğer kâğıtlar gibi muamele görürler. Ancak bunların müsveddeleri tebyiz edilip masa memurlarına verildikten sonra masa memurları, kâğıtların müsveddelerine bir (T.) damgası vururlar, Bu damga, bu kâğıdın muayyen zamanda ce­vabı gelmediği takdirde tekit edilmesi lâzım geleceğini ifade eder. Yalnız masa memurları, bundan başka, kâğıdın gittiği ye­re ve işin mahiyetine göre tekidin hangi tarihte yapılması lâzım geldiğini de bu damganın ortasındaki boş yere tarih koymak suretile tesbit ederler ve bu tarihi beyazlık kâğıtların altında bulunan ve kâğıdın hangi tarihte tekit edileceğini gösteren matbu şerhe ayrıca yazarlar. Damga ve tarihler, kalem şefleri ve kağıda imzalayanlar  tarafından kontrol edilir.

Yazılan kâğıt tahrirat olup da tekidinin telgrafla yapılması lâzım geliyorsa, damganın üzerine (Telgrafla) işareti konulur.

F.— Yanlış gelen kağıtlar:

Evrak Kalemi tarafından aidiyeti yanlış tayin edilen kâğıt­lar ait olduğu kalemlere verilmek üzere zimmetle Evrak Memu­runa iade edilir. Kalemlerden kalemlere ancak Evrak Memurlu­ğu vasıtasile kâğıt gönderilir.

Ara haberi :                                                              

10.—İntacı bir kaç gün zarfında kabil olmayıp üzerinde uzun boylu tetkikat yapılması icap eden veya bitirilmesi ancak başka bir yerden malûmat istenilmesine bağlı olan kâğıtlar   için, geldiği yerlere ara haberi gönderilir ve bu suretle lüzumsuz tekitlerin önüne geçilir. Şu ciheti nazarı dikkate almak lâzım gelir ki, ara haberi, tekit müdetleri   dahilinde intacı kabil   olmayan ve her halde on günden fazla tetkikat yapmağı icab ettiren kâ­ğıtlar için gönderilir. Bir kâğıdın ne kadar müddet zarfında intaç edileceğini tayin eylemek Kalem Şeflerine, mühim işlerde  Müdür Muavinine veya Müdüre aiddir.

Bitirilmesi zamana bağlı kâğıtlar için (1) numaralı ara haberi gönderilir. Bunlara daire ve kalemin baş ve kâğıdın geliş numarası konulur ve her iki numara bir yan çizgi ile yekdiğerinden ayrılır. İmzası temin ve sevkedilmek üzere Evrak Memuruna zimmetsiz olarak tevdi olunur ve kâğıdın aslına da Kalem Şefleri tarafından ara haberi gönderildiğine dair meşruhat verilir. İşin intacı ancak başka bir yerden malûmat istemeğe bağlı olduğu takdirde bunun için hazırlanan müsveddeye masa memurları tarafından (2) numaralı ara haberi bağ­lanır ve asıl kâğıdın üzerine ara haberi gönderildiğine dair meşruhat verilir. Müsvedde tebyiz edilirken ara haberi de doldurulur ve imzadan çıktıktan sonra yazılan kâğıtla birlikte Ev­rak Memuruna verilir. (2) Numaralı ara haberi de giden kâğıtlar defterine kaydedilmez. Bunlara da daire ve kalemin baş ait olduğu kâğıtların geliş sıra numarası verilerek bu numaralar bir yan çizgi ile yekdiğerinden ayrılır :  Meselâ :  21/1200 gibi.

Re’sen yazılan kâğıtlar :

11.—Re’sen yazılan kâğıtlar, imzadan gelinceye kadar diğer kâğıtlar gibi muameleye tâbidir. Ancak bu kâğıtlar bir dosya ile alâkalı ise veya bunları yazabilmek için herhangi bir dosyanın tetkik edilmesine lüzum görülüyorsa istenilen dosya, numarası ile, numara bilinmiyorsa ait olduğu işle ve daire müessese veya şahıs ismi ile istenilir. Dosya Memuru verilen ma­lûmat ile dosyayı bulur ve fişini imzalattıktan sonra dosyayı tevdi eder.

Doğrudan doğruya yazılan kâğıtlar da dosya plânına göre dosya numaraları işaret edilerek (Kalemler arası zimmet defte­ri) ile Evrak Memuruna verilir. Ancak bu kâğıtlar daha numara almamış olduğundan defterin numarası sütununa yalnız gönderildiği yerin yazılması ile iktifa edilir.

Dosyaların geriye verilmesi :

12.—Evrak Memurundan Kalemler arası zimmet defteri) ile alınan kâğıtlar, kalemin (Kalemler arası zimmet defteri) ile geri verileceği gibi, dosyası ile birlikte alınan kağıtlarla doğru­dan doğruya alınan dosyalar yine (kalemler arası zimmet defteri) ile Dosya Memuruna iade edilir. Dosyaların iadesi halinde zimmet defterinin numarası sütununa dosyanın numarası yazılır. Dosya Memuru dosyayı alırken fişini kartonundan çı­karır, kâğıtları fişe tatbik ve fişdeki imzayı bir darp işaretîle iptal eder.

13.— Evrak kaleminden gelen kâğıtların Kalem Şefleri tarafından sür’atle masalarına dağıtılması ve masa memurları  tarafından acele tetkik edilmesi lâzımdır. Kâğıtların kalemlerde ne kadar bir müddet zarfında tetkik ve intaç edileceği  Müdürler tarafından tayin olunur. Kâğıtların kalemlerde tayin edilecek müddetten fazla kalıp kalmadığını Müdür Muavinleri, Müdürler sık sık kontrol eylemekle mükellef oldukları gibi Ka­lem Şefleri de her gün akşam paydosundan evvel her masada ne kadar kâğıt kaldığını ve bunların günü içinde tetkik ve intaç edilmemesi sebeblerini aramağa mecburdurlar.

 Muamelesi bitirilen ve imzadan dönen kâğıtlar saat 13 de ve saat 16.30 da veya 9 da Evrak Kalemine gönderilir. Acele, çok acele kağıtlar her vakit gönderilebilir.

 

GELEN KAĞITLAR

 

14.—Kalemlerden evveliyatı olduğundan dolayı Dosya Memuruna verilen kâğıtlar, Dosya Memuru tarafından (Giden kâğıtlar defteri)ne kaydedilmek üzere Evrak Memuruna ve ev­veliyatı olmadığından veya doğrudan doğruya yazıldığından ve binnetice dosyası bulunamadığından dolayı Evrak Memuruna verilen kâğıtlar da dosyası tesis edilmek üzere Evrak Memuru tarafından Dosya Memuruna tevdi olunur.

Kâğıtların mahiyetine göre çıkış kayıtlarının tesisinde ve dosyalarına konulmasında aşağıda tesbit edilen usul dairesinde hareket edilir.

 

A. — Cevaplı Kâğıtlar:

Cevaplı kâğıtlar, Evrak Memuru tarafından (Giden kâ­ğıtlar defteri)ne kaydedilir. Kâğıda evvelâ bir sıra  numarası verilir. Gittiği yer, kayda geçtiği tarih, cinsi, lef adedi, özü sütunlarına yazılır. Gelen kâğıdın üzerindeki geliş sıra numarası (G.N.) işaretli haneye ve aidiyet numarası da (A) işaretli ha­neye yazılır. Kaydı biten kâğıtların (Gelen kâğıtlar defteri)’ ndeki kaydı bulunur. Bu defterin özü sütununun altındaki (Ç.N.) işaretli haneye çıkış sıra numarası yazılır. Bu iş bittikten sonra gerek müsveddeye, gerek asla hem aidiyet,  hem de çıkış sıra numarası yazılır. Aidiyet numarası üste ve çıkış sıra numa­rası da alta yazılarak her iki numara ufkî bir taksim çizgisi ile biribirinden ayrılır. Bu suretle kaydı ikmal edilen kâğıtlar Dosya Memuruna verilir. Dosya Memuru yazılan kâğıdın aslını dosya fişine kayıt ve dosyaya girecek kâğıtları da ayırd ettikten sonra diğerlerini sevk edilmek üzere   yine    Evrak    Memuruna iade eder.  

Müteaddit dosyalarla alâkalı olan kâğıtlar, en çok alâkası bulunan dosyaya konulmak suretile kaydı temin olunur. Diğer dosyalar için çıkartılan suretler de bu numara ile dosyalarına konulur ve niçin konulduğu işaret edilir.

 

B.— Vekâlet Makamından diğer bir daireye havale ettiri­len kâğıtlar:

Vekâlet Makamına hitaben yazılan ve diğer bir daireye havalesi istenilen kâğıtlar aynı şekilde kaydolunur. (Gittiği yer) sütununa havale edilen dairenin adı yazılır. Herhangi bir işe muvafakat almak için Vekâlet Makamına yazılan ve diğer bir daireyi alakadar etmiyen, saklanılması veya alıkonularak üzerinde başkaca bir muamele yapılması lâzım gelen kâğıtlar ise, yukarıda yazıldığı gibi kaydolunur. Yalnız defterin (Gittiği yer) sütununa (Vekâlet Makamı) yazılır. Kâğıt ait olduğu ka­leme tevdi olunur. Vekâlet Makamınca tayin edilen muktazanın, kayıt esnasında müsveddelere derci lâzımdır.

C.— Saklanılması icab eden kâğıtlar:

Saklanılması icabeden kâğıtlar için (Giden kâğıtlar defte­ri) ne bir şey yazmağa lüzum yoktur. Bu kâğıtların (Gelen kâ­ğıtlar defteri) ndeki kayıtları bulunur. (İzahat) Sütununa (Saklanılmıştır) yazılır. Kâğıtlar dosyasına konulmak üzere Dosya Memuruna verilir.

D.— Bir müddet tehiri lâzım gelen kâğıtlar:

Bu kâğıtlar için de (Giden kâğıtlar defteri) ne bir şey ya­zılmaz. (Gelen kâğıtlar defteri) nde kaydı bulunarak (İzahat) sütununa (Tehirli) yazılır ve kâğıt Dosya Memuruna verilir. Dosya Memuru tehirli kâğıtları dosyasına koyar. Hangi tarihte dosyayı ait olduğu kaleme vermesi icabettiğini bir kâğıda yaza­rak bunu dosya fişine rapteder. Dosya fişini münhasıran bu iş için kullandığı bir kartona koyar. Her gün müddeti dolan kâğıt­ları bu kartondaki fişlerle tayin ederek dosyasını kalemine gön­derir.

E.— Resen yazılan kâğıtlar:

Resen yazılan kâğıtlara Dosya Memuru tarafından dosya gömlek numarası verilirken bunların ait olduğu işe nazaran da­ha evvel dosya numarası alıp almadığı tetkik edilir. Dosya numarası almadığı anlaşıldıktan sonra dosya defterine göre ve aşağıda izah edilen esaslar dahilinde bir dosya gömleğine konu­lur ve gömleğine ve kâğıda aidiyet numarası yazılır, Evrak Memuruna verilir. Evrak Memuru bu kâğıtları da (Giden kâ­ğıtlar defteri) ne geçirdikten ve bu defterin özü sütunundaki (G. N.) hanesini boş bırakıp ve (A) hanesine yalnız aidiyet ve kâğıdın aslı ile suretine aidiyet ve sıra numaralarını dercettikten sonra kâğıdı sevkedilmek üzere alıkoyar ve müsveddesini dosyasına konulmak üzere Dosya Memuruna verir. Dosya Me­muru bu kâğıt için bir fiş tanzim ederek kâğıdı ve fişi ait olduğu dosyaya koyar.

F.— Resen gelen kâğıtlar :

Resen gelen ve evveliyatı olmayan kâğıtlar da, Dosya Me­muru tarafından dosya gömlek numarası verildikten sonra, Ev­rak Memuruna iade ve bu memur tarafından da cevaplı kâğıtlar gibi (Giden kâğıtlar defteri) ne kaydedilir. (Gelen kâğıtlar def­teri) ne de icap eden meşruhat verilir.

G.— Ara haberleri :

Gerek (1) gerek (2) numaralı ara haberleri giden kâğıt­lar defterine kaydedilmez. Bunlar için (Gelen kâğıtlar defteri)-ne de meşruhat verilmez.

H.— Tekitli kâğıtlar :

Dosyalar, Dosya memuruna geldikten sonra yazılan müs­veddelerin üzerinde (T.) damgası bulunanlar bir tarafa ayrılır ve bunlar tekit işlerile uğraşan memura verilir. Muamelâtı az olan dairelerde bu iş ile Dosya Memurları meşgul olurlar. Ya te­kitle uğraşan memur veya Dosya Memuru tekit edilecek kâğıtla­rın çıkış sıra numaralarını   (Tekit defteri) ne kaydeder. Bu defterin her sahifesi murabbalara taksim edilmiştir. Sahifelerden her biri bir güne tahsis edilir. Tatil günleri hariç olmak üzere her ayın birinden başlayarak sonuna kadar sahifelerin üze­rindeki üst çizgiye gün tarihi, alt çizgiye ise ayın adı yazılır. Bu kâğıdın tekidi hangi gün yapılacak ise o tarihe ait sahife bulunarak murabbalardan birine tekit edilecek kâğıdın çıkış sıra numarası yazılır ve altı çizilerek çizginin altına (1) raka­mı dercedilir.

Her gün Tekit defteri sahifeleri gözden geçirilerek her sahifede bu suretle numaraları tesbit edilmiş olan kâğıtların neye ait olduğu (Giden kâğıtlar defteri) nden bulunur ve özü sütu­nundaki (G. N.) hanesine bakılarak cevabı gelip gelmediği araş­tırıldıktan sonra bu defterdeki malûmata göre matbu tekit kâ­ğıtları doldurulur ve buna asıl kâğıdın çıkış numarası verilir. Kaçıncı defa tekit edildiği de (Tekit defteri) ndeki çıkış sıra numarasının altına yazılan rakamdan bulunarak işaret edilir. Diğer taraftan yapılan tekidin kaç gün sonra tekrarlanacağı, ilk kâğıtta tayin olunan müddete göre, hesap edilerek (Tekit defteri) nin o tarihe ait sahifesine yine çıkış sıra numarası ve altına da kaçıncı defa tekit edileceği işaret edilir. Meselâ: Çıkış sıra numarası 1050 olan bir kâğıt (Tekit defteri) ne birinci defa 1050/1 ve ikinci defa 1050/2 ve üçüncü defa ise 1050/3 şeklinde kaydedilir. Bir kâğıda üçten fazla tekit gönderilmez.

Tekitlerin yapıldığına dair müsveddeler üzerine meşruhat verilmesi ve tekit tarihlerinin gösterilmesi lâzımdır.

Vekâletler, Müstakil Umum Müdürlükler, Müessesat için (1) numaralı ve Maliye Vekâletine bağlı daireler için de (2) numaralı matbu tekitler kullanılır. Bilûmum telgrafların birin­ci tekitleri için (4) numaralı matbualardan doldurulur. Tel­grafla yapılan tekitlerin birincisine ve yazı ile yapılan tekitle­rin ikincisine cevap alınamadığı takdirde Maliye Vekâletine bağlı dairelere telgraflar için (5), kâğıtlar için de (3) numara­lı cezalı tekitler gönderilir. Bunlar Vekâlet Makamınca tensip edilecek şekilde imzalanır.

Matbu tekitlerin tetkikinden de anlaşılacağı veçhile tekitlere, tekit edilen kâğıdın tarihi, numarası, özü ve daha evvelce te­kit gönderilmiş ise tarihi yazılır. Bu tarihler dosyalarından bu­lunur. Tekitlere, taallûk ettiği kâğıtların çıkış numarası verildi­ğinden evvelki tekitlerin yalnız tarihini işaret etmek kâfidir.

Tekitlerin Evrak Kalemi Şefleri tarafından imzaları temin edildikten sonra sevkedilen evrak meyanında icabına göre ya Umumî Evraka veya postaya gönderilir.

İkinci defa yazıları tekit telgraflar ile üçüncü defa yazılan tekitlere vaktinde cevap gelmediği takdirde vaziyetten daire Mü­dür Muavini veya Müdür haberdar edilerek tayin edecekleri mukteza dahilinde hareket olunur.

Tekitlerin doğru yapılması ve bu yüzden lüzumsuz muha­berata yol açılmaması için (Gelen kâğıtlar defteri) ile (Giden kâ­ğıtlar defteri) nin tarif edilen usule göre tutulması ve bunların birbiri ile olan irtibatının behemehal temin edilmesi ve tekit gön­derilirken bir defa da dosyalarına bakılması daima göz önünde bulundurulmalıdır.

Kâğıtların zarflanması :

15 — Vekâlet binaları dahilinde bulunan merkez dairele­rine gidecek kâğıtlar gizli olanlar hariç - zarfsız olarak, diğer Vekâletlere ve müesseselere gidecek kâğıtlarla ara haberleri ve tekitler hariç postaya verilecek kâğıtlar zarflı olarak gönde­rilir.

Zarfların üzerine kâğıdın numarası, lef adedi, gideceği yer yazılır. Postaya taahhütlü olarak verilecek zarfların üzerine (Taahhütlü) damgası ve dairenin resmî mührü basılır ve Evrak Şefleri tarafından imza edilir.

Aynı daireye veya mahalle gidecek muhtelif kâğıtların bir zarfa konulması ve zarf israfına sebebiyet verilmemesi lâzımdır.

Kâğıtların gönderilmesi :

16.—Her daireden A- Vekâlet merkez dairelerine, B.- Diğer Vekâlet ve Müesseselere, C.- Postaya olmak üzere üç türlü kâğıt çıkar.

 

A. —Vekâlet merkez dairelerine gönderilen kâğıtlar:

Vekâlet merkez dairelerine gönderilen kâğıtlar (Zimmet defteri)ne kaydedilerek Umumî Evrak Müdürlüğüne imza mu­kabilinde verilir. (Zimmet defteri)ne evrakın çıkış numarası, lef adedi, hangi daireye ait olduğu, verildiği yer yazılır. Umumî Evrak Müdürlüğü bu kâğıtları alırken tarih ve imza sütununa aldığı tarihi yazarak bu sütunu imza eder.

Yukarıdaki   maddelerde de bilmünasebe izah   edildiği gibi , merkez dairelerine,  Maliye Teftiş Heyeti hariç - doğrudan doğ­ruya kâğıt verilmez­.

 

B.—Diğer Vekâlet ve müesseselere gönderilen kâğıtlar:

Diğer Vekâlet ve Müesseselere gönderilen kâğıtlar Tevzi memuru bulunan dairelerde doğrudan doğruya, bulunmayan da­irelerde ise Umumî Evrak Müdürlüğü vasıtasile gönderilir. Bu gibi kâğıtlar için ayrı bir (Zimmet defteri) tutularak Tevzi memuru olmayan dairelerde kâğıtlar defterle birlikte Umumî Ev­raka gönderilir. Umumî Evrak Müdürlüğü bu (Zimmet defter­leri) ile kâğıtları ait olduğu mahallere gönderir ve tevziini te­min ettikten sonra (Zimmet defteri) ni dairelerine iade eder. Kâğıtları çok olan dairelerde müteaddit (Zimmet defterî) kul­lanılması caizdir.

 

C.—Postaya verilecek kâğıtlar:

Postaya verilecek kâğıtlar, taahütlü ve adî olarak iki kısma ayrılır ve (Posta Zimmet defteri) ne ayrı ayrı kaydolunur. (Posta Zimmet defteri) her sahifenin altına kopya kâğıdı konulmak suretile ve kopya kurşun kalemile iki nüsha olarak doldurulur. Defterin başına hangi daireden, hangi Postahaneye verildiği ya­zılır. Taahhütlü veya adi olduğuna göre adi ve taahhütlü yazılarından biri çizilir. Defterin sahife numarası teselsül ettirilir. Birinci sütuna zarf adedi, ikinci sütuna her zarfın   üzerindeki numaralar, üçüncü sütuna hangi daireye ve nereye gönderildiği yazılır. Dördüncü, beşinci sütunlar Posta Memuru tarafından doldurulacağından boş bırakılır. Parça adetleri yekûn ve bu ye­kûn yazı ile tesbit edilir. Postahaneye tevdi tarihi yazılır. Her sahifenin üstü dairenin resmî mühürü ile mühürlenir. Posta Memuru birinci sahifeyi yırtarak alıkoyar ve ikincisini Posta mührü ile mühürler.

Ehemmiyetli, gizli kâğıtlar haricindeki kâğıtların resmî taahhütlü olarak postaya verilmemesi ve her daire tarafından hangi kâğıtların taahhütlü ve hangilerinin adi olarak postaya verileceğinin tesbit edilmesi lâzımdır.

Postaya verilecek kâğıtlar Tevzi memuru bulunan dairelerde bu memurlar tarafından, bulunmayanlarda ise Umumî Evrak Müdürlüğü müvezzileri tarafından Postahaneye götürülür. Umumî Evrak Müdürlüğü vasıtasile postaya gönderilen kâğıt­lar (Posta Zimmet defteri) ile bu Müdürlüğe tevdi edilir. Posta­ya verilecek kâğıtlar çok ise daireleri Umumi Evrak Müdürlü­ğüne haber verilir. Müdür, müvezzilerini dairelere göndererek evrakı aldırır ve postaya teslimini temin eder.

Postaya gönderilecek kâğıtların gideceği mahallere ve bu mahallere hareket eden posta saatlerine göre hazırlanması ve postahaneye teslimi lâzımdır.

 

DOSYA TESİSİ

Dosya plânı :

17.—Her dairede dosyalar, görülen işin mahiyeti nazarı dikkate alınarak tesis edilir. Tesis edilen dosyalar kalemlerin taksimat ile mütenazır olur. Bunu temin edebilmek için dosyaların tesisine başlamadan evvel her dairenin hangi işlerle meşgul ol­duğunu, bu işlerin kalemler arasında nasıl tevzi edildiğini ve kalemlerin yaptığı işlere ait bütün teferruatı, tesbit eylemek lâzımdır. İşler sıraya konduktan sonra kalem, sırası itibarile nu­maralanır. Her nevi iş sonunda yedek bir kaç boş numara bıra­kılır. Bu suretle yapılan taksimat bir dairenin dosya plânını teş­kil eder. Meselâ :

Varidat Umum Müdürlüğü dahilinde iş taksimatı yedi ka­lem arasında yapılmış olduğundan bu Umum Müdürlüğe ait dosya plânının hazırlanmasına kalem sırası takip edilmek suretile başlanır ve evvelâ birinci kalemin gördüğü işler tesbit edi­lir. Bu kalem: Veraset ve intikal vergisi ile meşgul olduğuna na­zaran bu işler şu şekilde sıraya konularak numaralanır :

Veraset ve intikal vergisi kanunu ile bu kanunun tatbi­katına ait muhabereler nazarı dikkate alınmak suretile bu vergi için aşağıdaki dosyalar açılabilir :

1. İstisna ve muafiyet işleri.

2.      Hibe ve ikramiyeler.

3.      İntikaller.

4.      Ecnebilere ait intikaller.

5.      Sigorta şirketleri ve Bankalar.

6.      Şikâyetler.

7.      Teftiş ve tahkik.

8.      Kanunun tatbikatına ait müteferrik muhabereler.

9.Umumî tebliğler, kanun lâyihaları, kanunun tadiline ait teklifler.

10.Yedek numara.

11.Yedek numara.

12.Yedek numara.

ikinci kalem de kazanç, buhran, muvazene ve hayvanlar vergileri ile meşgul olduğuna göre bu vergiler için de aşağıdaki dosyalar açılabilir :

 

A. — Kazanç vergisi:

13.   Kazanç vergisinden müstesna olanlar.

14.   Terkin ve red dolâyısile Vilâyetlerden sorulan hususlar.

15.   Eshamlı şirketler (Bankalar hariç).

16.   Resmî dairelere ve menafii umumiyeye hadim cemiyetlere  bağlı
ticarî müesseseler.

17.   Ecnebi müesseseler ve mümessiller.

18.Bankalar ve bangerler.         

19.   Komisyoncular

20.Fabrika ve Matbaalar.

21.Sigortacılar.

22.Sair beyannameli mükellefler.

23.Müteahhitler.

24.Beynelmilel ecnebi ve transit nakliye kumpanyaları.

25.İkrazatcılar.

26.Serbest meslek erbabı.

27.Gayri safi irad üzerinden vergi veren mükellefler.

28.Nakil vasıtaları.

29.Sayyar san’at erbabı.

30.Sair seyyar mükellefler.

31.Hizmet erbabı.

32.Artistler.

33.İşe başlama ve bırakma ve devir.

34.Vergi karneleri ve ruhsat tezkereleri.

35.İtiraz komisyonları.

36.Temyiz komisyonları.

37.İhbarlar.

38.Tetkik ve teftiş.

39.Kazanca ait umumî tebliğler, kanun lâyihaları, kanunun   tadiline
ait teklifler.

40.Kazanç vergisine ait sair muhabereler.

41.Yedek numara.

42.Yedek numara.

43.Yedek numara.

 

B.— Buhran vergisi:

44.    Buhran vergisine ait muhabereler.

45.    Tebligat ve saire.

46.    Yedek numara.

 

C.— Muvazene vergisi:

47.    Muvazene vergisine ait muhabereler.

48.    Tebligat ve saire.

49.Yedek numara.

 

D.— Hayvanlar vergisi:

50.    Vergiden müstesna hayvanlar.

51.    Kayıt hazırlıkları.

52.    Yoklama teşekkülleri.

53.    Hayvan nakli işleri.

54.    İkramiye

55.    İhbar.

56.    Şikâyetler.

57.    Tetkik ve teftiş.

58. Hayvanlar vergisine ait sair muhabereler

59. Hayvanlar vergisine ait umumî tebliğler, kanun lâyihaları, kanu­nun tadiline ait teklifler.

60. Yedek numara

61.Yedek numara.

62.Yedek numara.

İlâh………

Müteakiben de diğer kalemlerin gördüğü işler bu esaslar dahilinde tesbit edilerek numaralar teselsül ettirilir ve bu su­retle hazırlanan plân dosyaların esas plânını teşkil eder.

Dosya plânı, istenilen her kâğıdı defterleri tetkik etmeden bulmağı temin eylediğinden bu plânın gizli tutulması ve dosya defterlerinin de kilitli bir dolapta saklanması unutulmamalıdır.

Hususiyeti olan muamelâta ait dosyalar :

18.—Şahıslar veya bir yer ile alâkalı olup münhasıran   isim
veya mahal üzerinden takibi lâzım gelen   muamelâta ait   dosya­lar, Meselâ: Zimmet takibi, ilâm takibi, hesap takibi gibi—yine kalem taksimatına göre ayrılır, fakat bunlar   şahıs ile   alâkalı olduğuna nazaran alfabe, mahal ile alâkalı ise vilâyet veya kaza
sırasile numaralanır. Meselâ:  Takip ve Teftiş Müdürlüğünün birinci kaleminde diğer muamelelere ait dosyalar (10) a kadar numara almış ise Zimmet takibine ait dosyaları:

11.  (A) Harfi ile başlıyan isimler.

12.  (B) Harfi ile başlıyan isimler .

13.  (C) Harfi ile başlıyan isimler .

14.  (D) Harfi ile başlıyan isimler.

İlh…………….olarak numaralanır.

 

Memuri’in Müdürlüğünün sicil dosyaları hususî talimatına göre tasnif edilir.

Dosya defterine ilk kayıt :

19.—Her daire için tesbit edilen dosya plânı evvelâ dosya
defterin