T.C.
MALİYE BAKANLIĞI
İdari ve Mali İşler Dairesi
Başkanlığı
Sayı : B.07.0.İMİ.0.14/128
08.05.2002
Konu: Bakanlığımız Arşiv Hizmetleri
Hakkında Yönetmeliğin uygulanmasına
İlişkin esaslar.
GENELGE
(ARV-2002/1)
İlgi: Başbakanlığın 06.09.2001 tarih ve B.02.0.ARV-023/04301 sayılı yazısı.
Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik’in 08.08.2001 tarih ve 24487 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girmesi ve müteakiben Başbakanlığın ilgi yazısı üzerine, 01.06.1989 tarih ve 20182 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Bakanlığımız Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte de, teşkilat yapımızdaki değişiklikler ile uygulamada karşılaşılması muhtemel zorluklar da dikkate alınarak, anılan Yönetmeliğe paralel değişiklikler yapılması gerekmiş ve netice itibariyle yapılan değişikliklere ilişkin Yönetmelik (Maliye ve Gümrük Bakanlığı Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin Adında ve Bazı Maddelerinde Değişiklik yapılması Hakkında Yönetmelik) Başbakanlığın uygun görüşü üzerine 17.02.2002 tarih ve 24674 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.
Yapılan değişikliklerin belki de en önemlisi, Bakanlığımız Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in 10 uncu maddesinin ikinci fıkrasının yürürlükten kaldırılmasıdır. Önceden, birimlerimiz bünyesinde bulunan ünitelerin arşiv hizmetlerine yönelik faaliyetlere başlayıp başlamamasına karar verme yetkisi münhasıran birim amirlerine ait iken, anılan fıkranın kaldırılmasıyla birimler bünyesindeki ünitelerin, Yönetmelik’te belirtilen dönemlere göre, arşiv hizmetlerine yönelik faaliyetlere başlaması zorunlu hale gelmiş ve hatta, 9 uncu maddede yapılan değişiklikle de, münhasıran birim amirlerine, ünitelerinin arşiv hizmetlerine yönelik faaliyetlerini başlatma, izleme, denetleme, sonuçlandırma ve onaylama görevi verilmiştir.
Bu gelişmelerden hareketle, Bakanlığımız Arşiv Hizmetleri Hakkında
Yönetmelikte yapılan değişikliklerin
ve/veya bu değişikliklere göre bundan böyle arşiv hizmetlerine yönelik
faaliyetlerin gerek zamanlama ve gerekse şekil itibariyle nasıl yürütülmesi
gerektiğinin veya kısaca söz konusu Yönetmeliğin uygulanmasına ilişkin
esasların teferruatlıca belirlenip, en anlaşılır şekilde tüm teşkilatımıza
duyurulmasında fayda görülmüştür.
1-
Ünite Arşivi, Birim Arşivi ve
Kurum Arşivi Nasıl Tanımlanabilir?
Ünite
Arşivleri, Bakanlığımız Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 9 uncu maddesinin
2 nci fıkrasında sayılan ve ünite olarak kabul edilen yerlerin arşivleridir.
Bunlardan, merkez birimleri bünyesindeki merkez denetim birimi başkanlıkları
ile şube müdürlükleri ve benzerleri dışındaki taşra ve bölge kuruluşlarında ve
yurt dışında görev yapan ünitelerin
arşivleri aynı zamanda mahalli birim arşivi (ilgili birim başkanlığı birim
arşivinin o üniteye tahsisli kısmı) olarak kabul edilir. Ünite arşivleri, her
cari yılın başlangıcından itibaren, bu ünitelerin faaliyetleri sonucu, yıl içinde
kendiliğinden teşekkül eden ve günlük iş akımı içerisinde kullanılan malzemenin
düzenli bir şekilde yerleştirildiği evrak dolabı ve/veya raflarla donatılmış
oda, vb. yerlerdir. Malzemeler genel olarak cari yıl sonuna kadar ünite
arşivlerinde bulundurulurlar. Ünite arşivinde bulunan malzemelerin cari yılın
bitimini müteakip (taşra ve bölge kuruluşlarında ve yurt dışında görev
yapan ünitelerin malzemeleri hariç)
birim ve nihayet kurum arşivine devredilecekleri dikkate alınarak, bu
malzemelerin yerleştirilmesi ve tasnifi sırasında ileriye dönük ve planlı bir
yol izlenmelidir.
Birim arşivleri, her cari yılın başlangıcından itibaren, Bakanlığımız birimleri bünyesinde bulunan ünitelerin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu üniteler tarafından aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içerisinde kullanılan malzemenin, cari yılın bitiminden ve müteakiben ünite arşivine devrinden sonra genel olarak 1 ile 5 yıl arasında saklandığı birimler bünyesindeki tüm ünitelerin günlük istifadesine açık umumi arşivlerdir. (birimlerin taşra, bölge ve yurt dışında görev yapan ünitelerinin arşivleri de birim arşivi sayılır.)
Kurum Arşivi, birimler bünyesindeki üniteler tarafından aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içerisinde kullanılmayan ve aynı zamanda birim arşivinde bekleme süresini doldurmuş olan malzemenin (imhalık malzeme hariç) genel olarak 10 ile 14 yıl arasında saklandığı Bakanlığımız merkez arşividir.
Ancak; denetim elamanlarınca düzenlenen her türlü rapor vb. lüzum görüldüğü sürece ilgili ünitelerde, birim arşivlerinde veya kurum arşivinde muhafaza edilebilir.
2- Arşiv Hizmetlerine Yönelik
Faaliyetlere Ne Zaman ve Nasıl Başlanacaktır?
Bakanlığımız Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 8 inci maddesinin birinci fıkrasına göre, birimlerin bünyesinde oluşmuş evrak ve belgeler, her yılın Ocak ayı içersinde ilgili ünitelerce gözden geçirilir, işlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler, işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde ayırıma tabi tutulurlar.
Aynı maddenin ikinci ve üçüncü fıkralarında, yukarıda değinilen ayırım işleminden sonra, birim arşivine devredilecek olan işlemi tamamlanmış evrak ve belgelerin, ilgili üniteler tarafından öncelik sırasına göre; işlem yılları, konuları, aidiyetleri ve aidiyet içersindeki tarih ve sıra numaralarına göre; sicil dosyalarının ise, sicil numaraları veya alfabetik sıralamaya göre isimler esas alınmak suretiyle tekrar tasnife tabi tutulacağı hükme bağlanmıştır.
Bu hükümlerden de anlaşılacağı üzere, arşiv hizmetlerine yönelik faaliyetlere her yılın Ocak ayında başlanması gerekmektedir.
İlk iş olarak üniteler bünyesinde oluşmuş evrak ve belgeler;
a)İşlemi tamamlananlar,
b)İşlemi devam edenler,
c)İşlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde
bulundurulması gerekli olanlar,
Şeklinde tasnife tabi tutulurlar.
Bu İşlemden sonra, “işlemi Tamamlananlar” adı altında ayrıştırılmış olan evrak ve belgeler;
a)Önce ait oldukları yıllar veya yıl grupları itibariyle,
b)Yıllar veya yıl grupları itibariyle ayrıştırılanlar bu defa konuları itibariyle,
c)Konuları itibariyle ayrıştırılanlar aidiyetleri (ait oldukları dosyalar) itibariyle,
d)Aidiyetleri itibariyle ayrıştırılmış olanlar aidiyetleri (dosyalar) içersindeki tarih ve sıra numarasına göre,
Tekrar tasnife tabi tutulurlar.
Ancak, sicil dosyaları emekliye ayrılanlar, tayin
olanlar, halen çalışanlar, vb. şekillerde gruplandırıldıktan sonra, her bir
grup kendi içinde ve küçük numaradan
büyük numaraya doğru sıralanacak şekilde sicil numaraları veya alfabetik
sıralamaya göre isimler esas alınmak suretiyle tekrar tasnif edilir.
Sonuç olarak, yukarıdaki işlemlere her yılın Ocak ayına girildiğinde başlanması ve en geç bu ayın ilk yarısına kadar olan süre içersinde tamamlanması gerekmektedir. Bu işlemler, ilgili birim ve ünite amirinin koordinesi, gözetim, denetim ve sorumluluğu altında, tüm ilgili ünite personeli tarafından işbirliği içinde yapılır.
3- Üniteler
Düzeyinde Yapılacak Arşiv Hizmetlerine Yönelik Diğer Faaliyetler Nelerdir, Bu
Faaliyetler Kimler Tarafından ve Nasıl Yürütülür, İmhalık ve Arşivlik Malzeme ile Arşiv Malzemesi Ne Demektir?
Bakanlığımız Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin değişik 9 uncu maddesinin birinci fıkrasında, 8 inci madde hükümleri çerçevesinde işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek olan evrak ve belgelerin uygunluk kontrolünden geçirileceğine ve bu işin “Uygunluk Kontrolü Komisyonları” tarafından yapılacağına değinilmekte, müteakip 4 fıkrada da bu komisyonların merkez ve taşra teşkilatlarımız itibariyle oluşturuluş şekillerine ve hiyerarşik yapılarına açıklık getirilmektedir.
Aynı maddenin 6 ncı fıkrasında ise “Yukarıda sözü edilen komisyonlar görevin işbirliği içinde yürütülmesi esasına göre faaliyet gösterirler ve malzemenin ünite arşivinden merkez birim arşivine, merkez birim arşivinden kurum arşivine ve kurum arşivinden de Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devrine veya imhasına kadar olan tüm aşamalarda işbirliği içinde görev yaparlar.” denilmektedir.
Müteakiben, Uygunluk Kontrolü Komisyonlarının görevlerinin açıklandığı aynı maddenin 7 nci fıkrası ile 14 üncü madde birlikte ele alınıp incelendiğinde, üniteler bazında yürütülmesi gereken arşiv hizmetlerine yönelik faaliyetlerin 8 inci madde çerçevesinde yürütülen faaliyetlerden ibaret olmadığı anlaşılmaktadır. Sözü edilen fıkra ve maddedeki hükümlere göre, 8 inci madde doğrultusunda tasnif işlemleri bitirilmiş şekilde dosya ve klasörlerine yerleştirilmiş olan işlemi tamamlanmış malzemelerin bir kere daha ve;
a) İmhalık malzemeler,
b) Arşivlik malzemeler,
c) Arşiv malzemeleri,
Şeklinde
tasnife tabi tutulmaları gerekmektedir. İmhalık ve arşivlik malzeme ile arşiv malzemesinin neler olduğu
Bakanlığımız Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin sırasıyla 19, 3/b ve 3/a
maddelerinde açıklanmıştır.
Ancak; aynı Yönetmeliğin 18 inci maddesine göre, cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzum görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme 19 uncu maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış olsa dahi, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar.
Ayrıca,
evrak ve malzemenin bekleme süreleri ile ilgili mevzuat bilhassa imhalık
malzemenin tespitinde önemli bir ölçü olmaktadır. Bu nedenle, sözü edilen
mevzuattan önemli görülenlere kronolojik sıra ile aşağıda yer verilmiştir.
a) 22.4.1926 tarih ve 818 sayılı Borçlar Kanunu (Madde 60, 66, 125- 145 ve 363),
b)
21.7.1953 tarih
ve 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun (Madde 102),
c)
29.6.1956 tarih
ve 6762 sayılı Türk Ticaret Kanunu (Madde 68),
d)
4.1.1961 tarih
ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu (Madde 14, 114 ve 175),
e)
7.12.1970 tarih
ve 13867 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Sayıştaya Verilen Her Çeşit Gider ve
Gelir Evrakı İle Her Çeşit Belgelerin Saklanma Süreleri ve Yok Edilme Usulleri
Hakkında Tüzük,
f)
2.2.1984 tarih
ve 2978 sayılı Vergi İadesi Hakkında Kanun (Madde 5)
g)
8.3.1984 tarih
ve 18335 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Olağanüstü Hal Kurulu ve Bürolarının
Kuruluş ve Görevleri ile Yükümlülüklerinin Karşılığının Tespit ve Ödenmesi
Hakkında Yönetmelik,
h)
7.11.1985 tarih
ve 18921 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Evlendirme Yönetmeliği,
i)
24.5.1985 tarih
ve 3182 sayılı Bankalar Kanunu (Madde 36),
j)
8.9.1986 tarih
ve 86/10985 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla yayımlanan Devlet Memurları Sicil
Yönetmeliği.
Tabiatıyla işlem yılları ve/veya yıl grupları,
konuları, aidiyetleri ve aidiyet içersindeki tarih ve sıra numaraları
itibariyle de tasnif edilmiş olması
gereken imhalık ve arşivlik malzemeler
ile arşiv malzemelerinin, bu gruplar itibariyle ayrıştırılmış olan ilgili dosya
ve klasörler (Ek 4) içinde bulundurulmaları gerekmektedir.
Bu aşamadan sonra;
a) Önce her grup içindeki klasörler, yıl veya
yıl grupları itibariyle, kronolojik sıra takip edilerek, 1’den başlanmak üzere
numaralandırılır Örneğin, arşivlik malzemeler grubundan en eski tarihli
olanları 1990 yılına veya 1985-1990 yıl grubuna ait ise, numaralandırma işine
ait olduğu yıl veya yıl grubundaki ilk klasörden başlanır. Son klasöre verilen
numarayı takip eden numara, müteakip yıla yada yıl grubuna ait ilk klasöre
verilir.
b) Gruplara dahil klasörlerin içindeki dosyalar, bir yıl yada yıl grubuna ait birinci klasör içindekilerin en altta olanından başlanmak üzere, 1’den itibaren numaralandırılır (Aynı dosyadan 1’den fazla varsa, bu dosyalara aynı numara verilir. Örneğin 6 numaralı dosyadan sonraki üç dosya aynı ise, bunlara sırasıyla 7-1/3, 7-2/3 ve 7-3/3 numaraları verilir.) Numaralandırma işi, bu gruptaki en son klasör içindeki en son dosyaya kadar müteselsilen sürdürülür. (Örneğin; arşivlik malzeme grubu içinde, 1990 yılına yada 1985-1990 yıl grubuna ait 10 adet klasör ve tüm klasörlerin içinde toplam 50 adet dosya varsa, 10 uncu klasörün içinde bulunan en üstteki dosyanın numarası 50 olur. Arşivlik malzeme grubu içinde, ayrı bir yıl yada yıl grubuna ait dosyalar ise, yine 1’den başlamak üzere ve açıklandığı şekilde numaralandırılır.)
c) Her dosya içindeki belgeler, yine en altta olanından başlanarak ve her dosya için aynı işlem yapılarak, 1’den itibaren numaralandırılır. Belgelerin eklerine de aynı şekilde numara verilir. Yani, her belgenin ekleri, en alttakinden başlanmak üzere, 1’den itibaren numaralandırılır (örneğin; bir dosyadaki 7 numaralı belgenin 3 adet eki varsa, bu eklere en alttakinden başlamak üzere 7-1/3, 7-2/3 ve 7-3/3 numaraları verilir.) ve ek sayısı (örneğe göre 3 rakamı) ilgili belgenin ön yüzünün sol alt köşesine yazılır.
Klasör, dosya, belge ve belge eklerine verilen bu geçici numaralar kurşun kalemle ve klasörlerde, klasörün dar olan yüzündeki klasör etiketinin yapıştırılmasına mahsus yerin üst orta tarafına; dosya, belge ve belge eklerinde ise, dosya kapaklarının, belgelerin ve belge eklerinin sağ üst tarafına yazılır.
d) Dosyalar içerisindeki belgeler Arşiv Yer Damgası (Ek 1) ile damgalanır. Bu işin nasıl yapılacağı Bakanlığımız Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğinin 14 üncü maddesinin üçüncü fıkrasının ( c ) bendinde çok açık bir şekilde belirtilmiştir. Buna göre;
- Bu damga, her dosya içindeki belgeler ve eklerinin ön yüz alt orta kısmına siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır,
- Damga üzerindeki, birim koduna kadar olan kısımlara (Birinci ve ikinci sütunlara) ait kod numaralarına (Kurum ve birim koduna) damganın yapılması sırasında yer verilmiş olması gerektiğinden, müteakip kısımlara (sütunlara) kurşun kalemle ve sırasıyla alt birim kodu, hizmet türü (ünite) kodu ile klasör (veya kutu), dosya ve evrak sıra numaraları yazılır, (Arşiv Yer Damgasının ilgili sütunlarına klasör, dosya ve evrak sıra numaraları yazılırken, daha önceki aşamada klasörlerin dar olan yüzlerindeki klasör etiketinin yapıştırılmasına mahsus yerin üst orta tarafına; dosya ve belgelerde ise, dosya kapaklarının ve belgelerin sağ üst tarafına yazılmış olan numaralardan istifade edilir. Veya, başka bir ifadeyle, sözü edilen numaralar anılan damganın ilgili sütunlarına aynen yazılır.)
-Evrak sıra numarası için ayrılan son sütunun hemen yanına da, evrakın ekleri varsa, eklerin miktarı yazılır, (Eklerin miktarının daha önceki aşamalarda ilgili evrakın sol alt köşesine yazılmış olması gerekmektedir. Bu nedenle, buradaki rakam son sütunun yanına aynen aktarılır.)
e) Dosyadaki son (en üstteki) sayfa da damgalanıp, damga üzerine açıklanan bilgiler yazıldıktan sonra, dosyanın etiketlenmesi işine geçilir. Etiket ( Ek 6/A, 6/B), dosyanın üst kapağının sağ üst köşesine ve dosya kenarlarından birer santim içeride olacak şekilde yapıştırılır.
- Etiketteki;
I) Arşiv Yer Damgasında yer alan bölümlere benzeyen en üstteki bitişik dörtgenlerin içine, anılan damgadaki sıra takip edilerek, bu damganın evraklar üzerindeki ilk altı sütununda bulunan rakamlar kaydedilir. Veya, başka bir ifadeyle, bu bölümlere sırasıyla kurum, birim, alt birim ve ünite (hizmet türü) kodları ile klasör ve dosya numaraları yazılır.
II) “Birimi/İli-İlçesi” bölümüne; ilgili ünite merkez teşkilatına bağlı ise, örneğin, “Gelirler Genel Müdürlüğü”, taşra teşkilatına bağlı ise, örneğin, “Erzincan-Merkez”,
III) “Ünitesi” bölümüne; ilgili ünite merkez teşkilatına bağlı ise, örneğin, “Evrak Şube Müdürlüğü”, taşra teşkilatına bağlı ise, örneğin, “Fevzi Paşa Vergi Dairesi Müdürlüğü”,
IV) “İşlem Yılı” (Ek 6/A) veya “İlk İşlem Yılı” ve “Son İşlem Yılı” (Ek 6/B) hanelerine, her dörtgen içine bir numara yazılmak kaydıyla, malzemenin ait olduğu yıl veya yıl grupları (Örneğin, malzeme; 1990 yılına ait ise, “İşlem Yılı” hanesine “1990”; 1990-1991-1992 yıllarına ait ise, “İlk İşlem Yılı” hanesine “1990”, “Son İşlem Yılı” hanesine “1992”) yazılır.
V) “Cinsi/İçeriği” bölümüne, malzeme bir yazışma dosyası ise, örneğin, “Birimler Arası Yazışma Dosyası” veya “Ödenek Talepleri Dosyası” yazılır.
VI) “Miktarı” bölümüne, aynı malzemeden kaç adet ve bu malzemenin kaçıncı olduğu yazılır. Örneğin Ödenek Talepleri Dosyası’ndan 2 adet varsa ve etiketin yapıştırıldığı dosya 1 inci dosya ise, “Miktarı” bölümüne “1/2” yazılır.
VII) “E.M.No:” (Eşya/Evrak Müteselsil Numarası) bölümüne, malzeme içeriğinin hangi numaradan başlayıp hangi numarada bittiği yazılır, (Örneğin, bir dosyada 52 adet evrak varsa ve evrak numarası 1’den başlamışsa, “E.M.No:” bölümüne “1-52” yazılması gerekmektedir. Ancak, aynı dosyadan 2 adet varsa ve etiketin yapıştırıldığı dosyanın içindeki belgeler 53’den başlayıp 135’e kadar numaralandırılmışsa, bu bölüme “53-135” yazılır.)
VIII) “Devirden Önceki Numarası” bölümüne, malzemelere (örneğin dosyalara) üniteler tarafından verilen numaralar yazılır. Bu numaralar, yazışmalarda, Bakanlığımız Kodlama Sistemine göre her ünite için ayrı ayrı verilmiş olan kodlardan (Örneğin; Ulaştırma Bakanlığı Bütçe Dairesi Başkanlığı için B.O7.0.BMK.4.06.12 kodundan) sonra gelen ve ilgili dosyayı temsil eden numaralardır. (Örneğin, bir ünitede, ödeme emirleriyle ilgili dosya üzerinden yapılan yazışmalarda, dosya numarası olarak Devlet Muhasebesinde Ödeme Emirleri Hesabını temsil eden “40” rakamı verilmişse, “Devirden Önceki Numarası” bölümüne “40” yazılması gerekir.)
f) Damgalama ve dosyanın etiketlenmesi işi bittikten sonra Dosya Muhteviyatı Döküm Formunun (Ek 2) hazırlanması işine geçilir.
Bu formun;
- Manşet (üst) kısmında yer alan noktalı alana ilgili birim / il adı ile bu birim / il’deki ünitenin adı yazılır. Örneğin Muhasebat Genel Müdürlüğü Hesapları İnceleme Şubesi veya Muhasebat Genel Müdürlüğü Orman Bakanlığı Merkez Saymanlık Müdürlüğü veya Muhasebat Genel Müdürlüğü Ağrı Defterdarlığı Muhasebe Müdürlüğü gibi.
- Yine manşet kısmının en altında bulunan ve altı adet bitişik dörtgenden oluşan şeklin birinci bölümünden başlanarak sırasıyla; kurum, birim, alt birim ve ünite kodları ile klasör (kutu) ve dosya numaraları yazılır. Örneğin bu bölümler Bakanlığımız Teftiş Kurulu Ankara Grup Başkanlığına ait arşivlik malzeme grubunun 5 numaralı klasörünün 2 numaralı dosyası için 140-60-00-2.10-5-2 şeklinde doldurulur.
- Formun “Sıra Numarası” bölümüne, Arşiv Yer Damgasının “Evrak Sıra Numarası” bölümündeki numara; yazının Tarihi, Sayısı, Konusu, Adedi ve Eki bölümlerine de, sırasıyla evrakın tarihi, sayısı ve konusu ile evrakın ekler hariç kaç sayfadan ibaret olduğu ve bu evrakın eklerinin sayısı yazılır. (Evrakta, konusunun yazılmasına mahsus kısma her hangi bir şey yazılmamışsa, yazı içeriğinden konusu tespit edilir) Formda yer alan “Açıklamalar” bölümüne ise, evrakın gizlilik derecesi, artıları ve/veya noksanları ve benzerleri gibi açıklanması zaruri olan hususlar kaydedilir.
- Yukarıdaki açıklamalar doğrultusunda 5 nüsha olarak hazırlanan bu formun tüm nüshaları bir ataçla ilgili dosyanın üst kapağının ön yüzüne tutturulur.
g) Dosya Muhteviyatı Döküm Formlarının hazırlanması işinin bitimini müteakip, 2 nci maddede açıklanan tasnife paralel olarak, sırasıyla İmhalık Malzeme, Arşivlik Malzeme ve Arşiv Malzemesi Kayıt Formlarının (Ek 7, 8 ve 9) hazırlanması işine geçilir. Sözü edilen formların incelenmesi halinde görüleceği üzere, bunlar, manşet kısımları dışında birbirlerinin aynısıdır.
Bu formların;
- Manşet (üst) kısmında yer alan noktalı alana, ünitenin teşkilat içerisindeki konumuna (Merkez veya taşra teşkilatında yer almasına ) göre, bağlı olduğu ilgili merkez birimi veya il teşkilatı adı ile ünite adı yazılır. Örneğin Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı bünyesindeki, merkez teşkilatı ünitesi olan Sistem Tasarım Şubesi için bu alana “Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı/ Sistem Tasarım Şubesi Müdürlüğü” , Milli Emlak Genel Müdürlüğü bünyesindeki, taşra teşkilatı ünitesi olan Ağrı Defterdarlığı Milli Emlak Müdürlüğü için “Ağrı Defterdarlığı / Milli Emlak Müdürlüğü” yazılır.
- Yine manşet kısmının bir altında bulunan ve beş adet bitişik dörtgenden oluşan şeklin birinci bölümünden başlanarak sırasıyla; kurum, birim, alt birim ve ünite kodları ile bu formlara kaydedilecek dosyaların içinde bulunduğu klasörlere (kutulara) verilen numaralar yazılır, (Örneğin; Başhukuk Müşavirliği ve Muhakemat Genel Müdürlüğü bünyesindeki Gölyaka Hazine Avukatlığı’nın imhalık malzemeler grubundaki klasörlerinden ilk beş tanesinin içinde 4’er dosyadan toplam 20 adet dosya varsa, İmhalık Malzeme Kayıt Formuna en fazla 18 adet dosya kaydedilebileceği dikkate alınarak, yukarıda sözü edilen dörtgenlerin içerisine sırasıyla (140) (M) (14) (2.07) (1-5) yazılması gerekmektedir.Bu form içine ilk 5 klasör içindeki dosyaların ilk 18 tanesi kaydedildikten sonra, 5 inci klasör içindeki son iki dosyaya yer kalmayacağı için, bu iki dosyanın bir sonraki formun ilk iki sırasına kaydedilmesi gerektiğinden ve ilaveten, bu forma 4’er dosyalı ve 6, 7, 8 ve 9 numaralı 4 klasör daha kaydedileceği varsayıldığında, müteakip İmhalık Malzeme Kayıt Formunun aynı kısmına (140) (M) (14) (2.07) (5-9) yazılması gerekir.)
- İmhalık Malzeme Kayıt Formunun üst kısmında yer alan;
I) “Türü” bölümüne, imha edilecek malzemenin türü (Evrak/Personel Dosyaları, cd/1980 öncesi faaliyet raporları, disket/1980 yılında imha edilen malzemelere ait listeler, film/Maliye Bakanının 1975-1980 yıllarında yaptığı konuşma ve ziyaretlere ilişkin filmler, vb.),
II) “Birimi” bölümüne, teşkilat yapısındaki yeri ne olursa olsun (merkez ve taşra teşkilatından hangisine bağlı olursa olsun), ilgili ünitenin bağlı olduğu merkez teşkilatındaki birim başkanlığının adı, (Örneğin; Çankırı Defterdarlığı Muhasebe Müdürlüğü için “Muhasebat Genel Müdürlüğü”, İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı Satınalma Şubesi Müdürlüğü için “İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı”),
III) “Dönemi” bölümüne, İmhalık Malzeme Kayıt Formuna kaydedilecek olan dosyalar hangi yıl yada yıl grubuna ait ise, o yıl yada yıl grubu ile malzemenin imha edileceği yıl ve dönem (Örneğin; bu forma kaydedilecek dosyalar 1980-1984 yıllarına ait ise ve bunların, 2002 yılının 1 inci döneminde imha edilmeleri gerekiyorsa, buraya “1980-1984/2002/1)
Yazılır.
Yönetmelik ekindeki Arşivlik Malzeme Kayıt Formu ile
Arşiv Malzemesi Kayıt Formunda “Türü”, “Birimi” ve “Dönemi” Bölümlerine yer
verilmemiş olmakla birlikte, malzemelerin bu formlara kaydedilmesi sırasında,
bu bölümlere ilişkin (malzemenin cinsine uygun) bilgilerin, aynı yerlere
işlenmesi gerekmektedir.
-İmhalık Malzeme, Arşivlik Malzeme ve Arşiv Malzemesi Kayıt Formlarının;
I) “S.No:” bölümüne, tasnif sırasında dosyalara verilmiş olan numaralar,
II)“Numarası” bölümüne yazışmalarda o dosyayı tanımlayan numara, (Örneğin; personel dosyalarında, dosyaları tanımlamak için dosya numarası olarak ilgililerin sicil numaraları kullanılıyor ise bu numaralar)
III)“Sayısı” bölümüne, aynı dosya numarasını alan kaç dosya varsa onların sayısı,(Örneğin bir personel için açılmış olan dosyanın, bu kişi ile ilgili işlemler nedeniyle dolmuş ve daha fazla evrak alamayacak duruma gelmiş olması halinde, bu kişi için açılan aynı numaralı müteakip dosyalarla birlikte, toplam dosya sayısı)
IV) “Konusu/Cinsi” bölümüne, malzemenin konusu ve/veya cinsi (Örneğin “1999 yılı Temizlik İhalesi Dosyası” veya “Kurtuluş Savaşı Belgeseli İsimli Film”)
V) İçeriğinin “Adedi” bölümüne, malzemenin örneğin, kaydedilen dosyanın ekler hariç kaç sayfadan ibaret olduğu, “Eki” bölümüne ise dosya içindeki evraklara ait eklerin toplam sayısı,
VI) “Açıklamalar” bölümüne, kaydedilen malzemenin imha edilmesine veya arşivlik malzeme veya arşiv malzemesi olmasına dayanak teşkil eden hukuki düzenlemenin adı ile bunun ilgili maddeleri, bu malzemeyle ilgili izahı gerekir diğer hususlar, (Örneğin; “Ar.Yön.Mad.19/1”)
Yazılır.
Yukarıda açıklandığı şekilde ve 4’er nüsha olarak
hazırlanan bu formların tamamı, bir ataç ile ilgili klasörlerin ön yüzlerine
tutturulur.
h) Sıra, klasörlerin etiketlenmesi işine gelmiştir. Klasör etiketlerinin (Ek 3/A, Ek 3/B) nasıl doldurulacağı etiketlerin üzerinde açıklanmıştır.Bu nedenle, klasörler üzerindeki, eski klasör etiketlerinin bulunduğu yere yapıştırılacak olan klasör etiketleri ile ilgili işlemler üzerinde başkaca açıklama yapılmasına gerek görülmemiştir. Ancak, klasör etiketlerindeki 10 uncu sütununun hemen altında kalan boş alana, malzeme hangi gruba ait ise, o malzeme grubunun adı yazılır veya o grup için yaptırılmış özel damga basılır. (Örneğin, malzeme “İmhalık Malzeme” grubuna ait ise, buraya “İmhalık Malzeme” yazılır veya “İmhalık Malzeme” damgası basılır.)
Gruplara dahil her klasör, klasörler içindeki her
dosya ve dosyalar içindeki tüm belgeler yukarıda açıklanan aşamalardan
geçtikten sonra, belgeler ilgili dosyaların, dosyalar ilgili klasörlerin içine
yerleştirilip, ünite bazındaki Uygunluk Kontrolü Komisyonlarının incelemesine
sunulur.
Yukarıda sözü edilen işlemlerin en geç Şubat ayının
birinci yarısı sonunda bitirilmesi
gerekmektedir.
4- Ünite Bazındaki Uygunluk Kontrolü Komisyonları Nasıl Oluşturulur ve Görevleri Nelerdir?
Ünite bazındaki Uygunluk Kontrolü Komisyonlarının teşkil şekli 17 şubat 2002 tarih ve 24674 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Bakanlığımız Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin Adında ve Bazı Maddelerinde Değişiklik Yapılması Hakkında Yönetmelik” ile değişik Bakanlığımız Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 9 uncu maddesinin 3 üncü fıkrasında; görevleri ise, aynı maddenin 7 nci fıkrasının bentlerinde net bir şekilde açıklanmıştır. Sözü edilen madde fıkralarından da anlaşılacağı üzere; ünite bazındaki Uygunluk Kontrolü Komisyonları, ilgili ünite amirinin başkanlığında, aynı ünitenin arşiv sorumlusu veya bu işle görevlendirilen kişi ile merkez birim arşivi hizmetlerini yürüten (birimlerin il grubu başkanlıkları, maliye başkanlıkları özel büroları, bütçe dairesi başkanlıkları, bölge müdürlükleri özel büroları, merkez saymanlık müdürlükleri, tasfiye işletme müdürlükleri, bakanlık merkez teşkilatına bağlı katma bütçeli kuruluş saymanlıkları, döner sermayeli kuruluş saymanlıkları ve ayrıca yurtdışı teşkilatları ile benzerlerinde buraların en büyük amirinin; il teşkilatına dahil olanlarda defterdarın uygun gördüğü) üniteden veya alt üniteden bir kişi olmak üzere toplam 3’er kişiden oluşurlar ve özeti yukarıdaki kısımlarda anlatılmaya çalışılan ünite bazında yapılan işlemlerin koordine ve kontrol edilmesi ve sonuçlandırılmasından sorumludurlar. Ünite düzeyindeki işlemlerin uygunluk kontrolünü yapan komisyon üyeleri, Dosya Muhteviyatı Döküm Formları ile İmhalık Malzeme, Arşivlik Malzeme ve Arşiv Malzemesi Kayıt Formlarının en alt kısımlarında bulunan kendilerine ayrılmış bölümlere, en sol başta komisyon başkanı olacak şekilde, isimlerini, unvanlarını ve sicil numaralarını yazarak imza atarlar.
5- Birim Bazındaki Uygunluk
Kontrolü Komisyonları Kimlerden Teşekkül Eder ve Görevleri Nelerdir,
Ünitelerin, Ünite Bazındaki Uygunluk Kontrolü Komisyonları tarafından Uygunluk
Kontrolü Yapılan Malzemeleri Birim Arşivine Ne Zaman, Kimler Tarafından ve
Nasıl Devredilir?
Yukarıda sözü edilen Yönetmeliğin aynı maddesinin 4 üncü fıkrasında, birim bazında kurulacak Uygunluk Kontrolü Komisyonlarının teşkil şekli, 7 nci fıkrasının (ı) bendinde de görevleri belirtilmiştir. Buna göre; bu komisyonlar, merkezde birim amirinin, taşrada defterdarın en fazla iki alt kademesindeki arşiv sorumlusunun (Örneğin; merkezde genel müdürlükler için, arşiv hizmetlerinin yürütülmesinden sorumlu genel müdür yardımcısı veya daire başkanının; taşrada defterdarlıklar için, arşiv hizmetlerinin yürütülmesinden sorumlu defterdar yardımcısı veya defterdarlık il merkez ünite amirlerinden birinin, mesela defterdarlık personel müdürünün) başkanlığında, birim arşivi hizmetlerini yürüten ünite amiri, evrak işlerinden sorumlu ünite amiri ve varsa, kütüphane ve dokümantasyon hizmetlerini yürüten ünite amiri ile merkezde birim amiri, taşrada defterdar tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda ünitelerce yürütülen hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi bir kişi olmak üzere toplam beş veya en az üç kişiden oluşur.
Bu komisyonun;
- Sekreteryalığını birim arşivi hizmetlerini yürütmekten sorumlu ünite yapar,
- Görevi, ünite bazındaki Uygunluk Kontrolü Komisyonları tarafından uygunluk kontrolü yapılmış ünitelere ait malzemeleri ve bunlara ilişkin formları kontrol ederek, hata ve noksanlıkların giderilmesini sağladıktan sonra, Genel Uygunluk Bildirimi Formunu (Ek 10) hazırlattırıp imzalamak ve merkezde birim amirinin, taşrada defterdarın tasdikine sunmaktır.
Genel Uygunluk Bildirimi Formları merkezde birim amiri, taşrada defterdar tarafından tasdik edildikten sonra, ünitelere ait malzemeler Dosya Muhteviyatı Döküm Formları, İmhalık ve Arşivlik Malzeme Kayıt Formları, Arşiv Malzemesi Kayıt Formları ve Genel Uygunluk Bildirimi Formlarının üçer nüshası ile birlikte ve Dosya Muhteviyatı Döküm Formlarının birer nüshaları da ilgili dosyalar içindeki belgelerin en üstünde olacak şekilde, ünite arşivlerinden merkez birim arşivine devredilir. (Bu formların birer nüshalarının, form tipleri itibariyle ayrı ayrı dosyalanarak ve bu dosyalar da bir klasörün içine konularak, ilgili ünitelerde muhafaza edilmesi gerekmektedir.)
Ancak; Birimlerin il grubu başkanlıkları, maliye başkanlıkları özel büroları, bütçe dairesi başkanlıkları, bölge müdürlükleri özel büroları, merkez saymanlık müdürlükleri, tasfiye işletme müdürlükleri, bakanlık merkez teşkilatına bağlı katma bütçeli kuruluş saymanlıkları, döner sermayeli kuruluş saymanlıkları ve ayrıca yurtdışı teşkilatları ile benzeri teşkilatların, il teşkilatına dahil ünitelerin imhalık malzemeleri bulundukları mahalde imha edileceğinden ve arşivlik malzemeleri arşiv malzemesi vasfını kazanana kadar mahalli arşivlerde bulundurulacağından, bunlar merkez birim arşivine ve dolayısıyla kurum arşivine devredilmez.
Devir işlemleri, birim arşivi sorumlusunun koordinesinde ve ilgili ünite amirlerinin gözetim, denetim ve sorumluluğunda sonuçlandırılır. Birim arşivi sorumlusunun koordinatörlük görevi, ünitelere, malzeme gruplarına ve bunlara ilişkin formlara birim arşivinde yer göstermek, malzemelerin ve formların buralara arşiv mevzuatı doğrultusunda yerleştirilmesini sağlamak, vb. hususları içerir.
Birim arşivine üçer nüsha olarak devredilen formların birer nüshalarının, ilgili ünite görevlileri tarafından, form tipleri itibariyle ayrı ayrı ve sıra numarası takip edecek şekilde dosyalanıp üniteler itibariyle hazırlanmış klasörler içinde, bunlar için birim arşivinde tahsis edilmiş yerlere konulması gerekmektedir.
6- Malzemelerin Kurum Arşivine Devri Ne Zaman ve Nasıl Yapılır, Bunların Tasnifleri Sırasında Hangi
Hususlara Dikkat Edilir?
Bakanlığımız Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 20 nci
maddesine göre, ünite ve birim bazındaki Uygunluk Kontrolü Komisyonları
tarafından uygunluk kontrolü yapılan malzemeler kurum arşivine devredilmeden
önce, lastikten yapılmış “Kurum Arşivi”
damgası ile ve siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle damgalanır. Bu
damga, evrak ve ekleri ile dosyaların ön yüz sol üst köşesine; klasörlerde,
klasör etiketinin manşet kısmının üstünde kalan boş alana; defterlerde; defter iç kapağının ön yüz sol
üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise,
üzerine “Kurum Arşivi” damgası basılmış etiket yapıştırılır.
“Kurum Arşivi” damgası ile damgalama
işlemi de tamamlandıktan sonra, malzemeler, bu malzemelere ilişkin Dosya
Muhteviyatı Döküm Formları, İmhalık ve Arşivlik Malzeme Kayıt Formları, Arşiv
Malzemesi Kayıt Formları ve Genel Uygunluk Bildirimi Formlarının (bir önceki maddede açıklandığı şekilde,
form tipleri itibariyle dosyalara ve üniteler itibariyle klasörlere konulmuş)
birer nüshalarıyla birlikte ve Dosya Muhteviyatı Döküm Formlarının birer
nüshaları da ilgili dosyalar içindeki belgelerin en üstünde olacak şekilde,
kurum arşivinde ilgili birim, ünite, malzeme ve formlar için tahsis edilmiş
yerlere yerleştirilirler.
Bu işlemlerin sonuçlandırılmasını müteakip, yukarıda sözü edilen formların son nüshaları, aynı tip formlar aynı birime ait üniteler itibariyle dosyalanıp, birimler ve form tipleri itibariyle hazırlanmış klasörler içinde olacak şekilde ve kurulacak Ayıklama ve İmha Komisyonunun Başkanına takdim edilmek üzere Kurum Arşivi Müdürlüğüne teslim edilir.
Yukarıdaki 3, 4 ve 5 inci maddelerde
sözü edilen işlemlerin Şubat ayı sonuna kadar sonuçlandırılması gerekmektedir.
7- Kurum Arşivinde Yer Tahsisi ve
Yerleştirme İşlemi Nasıl Yapılır?
Kurum arşivinde yer tahsisi ve yerleştirme işlemi, birimlerin ve
ünitelerin idari yapı içindeki yerlerine ve iş hacimlerine paralel olarak ve
bir sıra takip edilerek yapılır. Buna göre, bir birime tahsis edilmiş bölmeye
girildiğinde, birimin idari yapısı ve
ünitelerin iş hacimleri göz önüne alınarak, sol tarafta bulunan raf grubunun
sol üst köşesindeki rafının sol tarafından itibaren tahsis ve yerleştirme
işlemine başlanılması gerekmektedir. Mümkünse, her üniteye yeteri kadar ve
bitişik müstakil raf grubu veya grupları tahsis edilmelidir.
8-
Ayıklama ve İmha Komisyonları Ne Zaman Göreve Başlarlar, Görevleri Nelerdir ve
Sekreteryalığını Kimler Yapar?
Teşkil şekilleri Bakanlığımız Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 21 inci maddesinde açıklanan Ayıklama ve İmha Komisyonları, aynı Yönetmeliğin 23 üncü maddesine göre, her yılın Mart ayı başından itibaren çalışmalarına başlarlar.
Bu komisyonların görevi; merkezde, ilgili merkez birimi ünitelerinin veya taşrada ve yurt dışında, buralarda bulunan teşkilatlar bünyesinde görev yapan Bakanlığımız ünitelerinin bünyelerinde oluşmuş;
- İmhalık ve arşivlik malzemeler ile arşiv malzemelerine ilişkin Dosya Muhteviyatı Döküm Formlarını, bu formların icmali niteliğinde olan malzeme grupları itibariyle düzenlenmiş diğer kayıt formlarını ve gerek duyulduğunda bu formlara kaydedilmiş malzemeleri incelemek,
- Malzemelerin mevzuat ve muhteviyatları itibariyle doğru tasnif edilip edilmediklerini araştırmak, tereddüde düşülen hususlarda ilgili birim veya ünite bazındaki Uygunluk Kontrolü Komisyonlarından bilgi istemek, tespit edilen hata ve noksanlıkların bu hata ve noksanlıklara sebebiyet veren Uygunluk Kontrolü Komisyonlarınca giderilmesini sağlamak,
- İmha edilmesi gereken malzemelerin imha edilmelerine ve arşivlik malzemelerin kurum arşivine devrine veya arşiv malzemesi vasfını kazanıncaya kadar ünite arşivinde muhafaza edilmesine, arşiv malzemelerinin de doğrudan doğruya veya birim ve kurum arşivleri vasıtasıyla Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devrine karar vermek,
İşlerinden ibarettir.
Bu komisyonlarca imhasına karar verilen malzemeler için ilgili üniteler tarafından ikişer nüsha imha listesi (Ek 11) hazırlanır ve bu listeler Ayıklama ve İmha Komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.
Bakanlığımız Arşiv Yönetmeliğinin 26 ncı maddesine göre; Ayıklama ve İmha Komisyonlarınca imhasına karar verilen malzemelerin imha edilebilmesi için,
- Merkezde, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşünün alınmasından sonra, Bakanlık Makamından,
-Taşrada ise, ilgili merkez birim başkanlığı birim arşiv sorumlusunun ve buralar aracılığıyla da kurum arşivinin uygun görüşü alındıktan sonra,
I ) İl teşkilatına dahil olan yerlerde vali veya kaymakamdan,
II) Merkez teşkilatının ünitesi olarak kabul edilen yerlerde, bunların bağlı veya ilgili olduğu merkez teşkilatındaki birim başkanlığının en üst amirinden,
Olur alınması gerekmektedir.
Bakanlığımız Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 25, 28 ve 29 uncu maddelerinde, her ne kadar imha listeleri ile imha işinin nasıl ve ne zaman yapıldığını belirtir imha tutanaklarının 2’şer nüsha düzenleneceği ve bunların birer nüshalarının ilgili birim, birer nüshalarının da kurum arşivinde muhafaza edileceği belirtilmekte ise de, bunların 3’er nüsha düzenlenmesinde ve yukarıdaki yerlere ilave olarak birer nüshalarının da ilgili ünite arşivinde saklanmasında fayda görülmektedir.
Diğer taraftan, imha listeleri ve tutanaklarının, imha edilen malzemelerle ilgili yazışma ve onayların birer suretleriyle birlikte (bir dosya içinde) 10 yıl süreyle saklanmaları ve bu süre içinde de her an denetime hazır vaziyette bulundurulmaları gerekmektedir.
9- İmhası Gereken Malzemeler
Nasıl İmha Edilirler?
İmha edilmeleri kesinleşmiş malzemelerin nasıl imha edilecekleri Bakanlığımız Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 27 nci maddesinde düzenlenmiştir. Bu maddeye ve Başbakanlığın ilgi yazısına göre, imha edilecek malzeme;
- İçinde bulunan İğne, raptiye, tel gibi madeni maddeler ile karbon kağıtlarından ve tekrar kullanılma imkanı olan dosya ve klasörlerden ayıklanmak,
- Başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılmak,
- Kağıt hammaddesi olarak değerlendirilmek,
- Hazineye en fazla net gelir sağlayacak şekilde devredilmek veya satılmak,
Suretiyle imha edilir.
Ankara il sınırları içinde bulunan Bakanlığımız bünyesindeki teşkilatlar imhalık malzemelerinin güvenli bir şekilde kıyılması, kağıt hammaddesi olarak değerlendirilmesi ve hazineye en fazla net gelir sağlayacak şekilde devredilmesi veya satılması hususlarında ilgi yazıda sözü edilen Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün Ergazi Tesislerinde bulunan “Atık Kağıt Paralama, Parçalama ve Balyalama Ünitesi”den istifade edebilirler.
Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası ile ilgili hususlarda tabi olduğu mevzuat hükümleri uygulanır.
10- Arşiv Malzemesi Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Ne Zaman ve
Nasıl Devredilir?
Bu husus ile ilgili düzenleme Bakanlığımız Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 15 inci maddesinde yer almaktadır.Buna göre; kurum arşivinde, birimlerin arşivlerinde, birim başkanlıklarının bünyesindeki merkez denetim birimi başkanlıkları ve şube müdürlükleri dışındaki bakanlık merkez teşkilatına bağlı diğer üniteler arşivleri ile il teşkilatına dahil üniteler arşivlerinde saklanma süresini tamamlayan arşiv malzemesi ilgili ünite personeli tarafından “Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecekler” şeklinde ayrılarak, hazırlanacak Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formları (Ek:5/A, Ek 5/B) ile birlikte ve kurum arşivi haberdar edildikten sonra en geç bir yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir.
Diğer taraftan, arşiv malzemesinden hangilerinin adı geçen Genel Müdürlükçe teslim alınıp, hangilerinin geçici veya sürekli olarak kurum arşivinde kalacağına, kurum arşivinin görüşünü aldıktan sonra, bu Genel Müdürlük tarafından karar verilir. Kurum arşivinde kalan arşiv malzemesinin saklanmasına devam edilir.
11- Elektronik Ortamlarda
Teşekkül Ettirilen Malzemelerle İlgili Olarak Arşivcilik Hizmetlerine Yönelik
Ne Gibi İşlemler Yapılacaktır?
Bakanlığımız Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik (Ek Madde 1) hükümlerinden, bu tür malzemenin muhafaza, tasnif, devir ve benzeri arşivcilik hizmetlerine yönelik işlemlerinde de, diğer tür malzeme için uygulanan hükümlerin (imha şekillerine ilişkin hüküm hariç) aynen uygulanması gerektiği anlaşılmaktadır. Ancak, bu tür malzemenin imhasında da birinci derecede güvenliği ve devlet itibarını ön planda tutan ve ikinci derecede de hazineye en fazla gelir getirmeyi hedefleyen bir yol izlenmelidir.
12- Arşivlerinde Eski Türkçe
(Osmanlıca) Malzeme Olan Yerler Bunlarla İlgili Olarak Neler yapmalıdır?
Yukarıda sözü edilen Yönetmeliğe eklenen bir diğer maddede (Ek Madde 2) aynen “Bakanlık teşkilatı arşivlerinde bulunan eski harfli Türkçe (Osmanlıca) belgeler, ayıklama ve tasnif işlemlerine tabi tutulmaksızın, mevcut düzeni içinde öncelikle Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredilir.” denilmektedir.
Bu madde hükümlerinden hareketle, teşkilatımız arşivlerinde bulunan bu tür malzeme, basit bir envanterinin çıkarılmasından sonra, bir yazı ekinde ve bulundukları yer personeli arasından görevlendirilecek ve mümkünse bu malzeme hakkında bilgi sahibi olan bir kurye aracılığıyla, doğrudan doğruya adı geçen Genel Müdürlüğe devir ve teslim edilecektir. Devir-teslim işlemlerinin tamamlanmasını müteakip, mahallince, anılan Genel Müdürlüğe hitaben yazılan yazının, devredilen malzemelerin basit envanterinin ve devir-teslim sırasında düzenlenen tutanağın birer suretlerinin bir yazı ekinde ve en kısa zamanda Bakanlığımıza (İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı) gönderilmesi gerekmektedir. Sözü edilen yazı ve ekleri kurum arşivine intikal edince, kurum arşivi tarafından, devredilen malzemelere ilişkin bir Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu düzenlenir ve mahallince gönderilen yazıdan bahisle yazılacak bir yazı ekinde anılan Genel Müdürlüğe gönderilir.
13- Arşiv Faaliyet Raporu Nedir ve Kim Tarafından Düzenlenir?
Bu sorunun cevabı yukarıda sözü edilen Yönetmeliğin ek 3 üncü maddesinde yer almaktadır. Açıklanmaya muhtaç hiçbir hükmü bulunmayan bu madde olduğu gibi aşağıya alınmıştır.
“ Faaliyet Raporu
Ek Madde 3 –İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri 8/8/2001 tarihli ve 24487 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik ekinde yer alan Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu (Ek 12) ile müteakip takvim yılının Ocak ayı içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderir.”
14-Bakanlığımız Arşiv Hizmetleri
Hakkında Yönetmeliğin Uygulanması İle İlgili Hususlarda Kim Yetkilidir?
Bu sorunun cevabı da adı geçen Yönetmeliğin 31 inci Maddesinde yer almaktadır. Bu maddeye göre;
a) Uygulamaya ilişkin yazışmalar yapmak (görüş bildirmek),
b) Kurum arşivinde her türlü düzenlemeyi yapmak ve yaptırmak,
c) Bakanlık teşkilat yapısında değişiklik olması halinde (Başbakanlığın görüşü alınmak kaydıyla) yönetmeliğe ilişkin yeniden düzenleme çalışması yapmak,
Hususlarında İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı yetkilidir.
Bilgi
edinilmesi ve her kademedeki personelimizin, arşiv hizmetlerine yönelik işlerin her memurun asli görevlerinden biri olduğu
şuuru ile hareket etmeleri, bu hizmetin yürütülmesine yönelik sistemin
işleyişini temin konusunda gereken hassasiyeti göstermeleri ve iş bu genelgenin
tüm teşkilatınıza tebliği hususlarında gereğini önemle rica ederim.
EKLER :
Ek 1- 1 adet Başbakanlık yazısı
Ek 2- 12 adet form
DAĞITIM :
Tüm Birim Başkanlıklarına
Tüm Bağlı Kuruluşlara
Tüm Valiliklere (Defterdarlıklara)
EK-1
EK-2
EK-3/A
EK-3/B
EK-4
EK-5/A
EK-5/B
EK-6
EK-7
EK-8
EK-9
EK-10
EK-11
EK-12