MALİYE BAKANLIĞI ARŞİV HİZMETLERİ
HAKKINDA YÖNETMELİK (*)
BİRİNCİ KISIM
Amaç
Madde1- Bu Yönetmeliğin
amacı, Maliye Bakanlığı merkez ve taşra teşkilatınca düzenlenen, tasnif edilen arşiv
malzemesi ile ilerde arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit
edilmesi, herhangi bir sebepten dolayı kayba
uğramaması, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin tespiti,
ayıklanması, imhası ile arşivlik malzemenin ilgililer tarafından incelenip
yararlanabileceği şekilde muhafaza edilmesine dair usul ve esasları
düzenlemektir.
Kapsam
Madde
2- Bu Yönetmelik, Maliye Bakanlığı merkez ve taşra teşkilatında bulunan
arşiv ve arşivlik malzemenin tespiti, ayıklanması ve muhafazası ile muhafazasına
lüzum görülmeyen malzemenin imhası hakkında uygulanır.
Tarifler
Madde
3- Bu yönetmelikte geçen ;
a) a) Arşiv Malzemesi: Maliye ve Gümrük Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında 178
sayılı Kanun Hükmünde Kararname ile Bakanlığımız birimlerine verilen görevlerin
ifası sırasında düzenlenen ve Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en
son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya kesin sonuca bağlanmış
ihtilaflı dosyalardan 15 yıl geçmiş olup,Bakanlığımız birimlerinin işlemleri
sonucunda teşekkül eden ve Bakanlığımız kurum arşivi tarafından muhafazası gereken, Türk
Milletinin geleceğine tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer
olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet hakları ile milletlerarası
hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler
bakımından tarihi, hukuki, idari,
iktisadi, ilmi, edebi, kültürel, biyogrofik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye,
tespite yarayan ayrıca çeşitli sosyal özellikleri belirten her türlü yazılı
evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve
görüntü bandı, baskı ve benzeri belge ve malzemeler ile ilgili her türlü
belgeleri,
b) Arşivlik malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve
malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son
işlem tarihi üzerinde yüz bir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyalarını,
c) Birim arşivi: Maliye Bakanlığı teşkilatında yer alan (
Bakanlık Makamı, Genel Müdürlük, Başkanlık, Müşavirlik, Sekreterlik ve Müdürlük
gibi) birimlerin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu
birimlerde aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif biçimde ve günlük iş akımı
içerisinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv
ünitelerini ( birimlerin taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında bulunan
arşivlerde birim arşivi sayılır.)
d) Kurum Arşivi: Maliye Bakanlığı teşkilatı
içinde yer alan birimlerin işlemleri sonucunda teşekkül eden ve merkeze devredilmesi gereken arşiv
malzemesi ve arşivlik malzemenin saklandığı Bakanlık merkez arşivini,
e) Ayırım
: Kurum arşivine devretmek üzere birim arşivinde bulunan ve saklama
süresini tamamlayan arşivlik malzemenin tespit işlemini,
f) Ayıklama : Mevcut malzemeden muhafazasına
lüzum kalmayanların tespit işlemini,
g) g) İmha : Muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin yok
edilmesi işlemini,
h) h) Genel Yönetmelik : 16/5/1988 gün ve 19816
sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki
Yönetmelik”i,
ı)
Yönetmelik : İşbu Yönetmeliği,
i) Bakanlık :
Maliye Bakanlığını, (*)
ifade eder.
İKİNCİ KISIM
Arşivlerinde Saklanması,
Gizliliği ve Yararlanma
Koruma Yükümlülüğü
Madde
4- A- Merkezde:
Kurum
arşivinin koruma yükümlülüğü İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı tarafından
sağlanır.
Bu
yükümlülüğün yerine getirilmesi sırasında İdari ve Mali İşler Dairesi
Başkanlığı açısından:
a)
Kurum arşivini, resmi çalışma saatleri içerisinde faydalanmaya açık bulundurmak
ve birimlerce görevlendirilen personelin giriş çıkışını kontrol etmek ve
kayıtlarını tutmak,
b)
Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşaratın
tahriplerine karşı gerekli tedbirleri almak,
c)
Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarını yangın talimatı çerçevesinde daima
çalışır durumda bulundurmak,
d) Arşivin her bölümünün uygun
yerlerinde higrometre bulundurmak suretiyle rutubetin % 50-60 arasında
tutulmasını sağlamak,
e)
Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevi maddeleri
kullanmak,
f)
Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv
depolarını dezenfekte ettirmek,
g)
Işık ve havalandırma tertibatını elverişli bir şekilde düzenlemek,
h)
Isının mümkün olduğu kadar sabit (Kağıt malzeme için 12-15 derece arasında)
tutulmasını temin etmek,
ı)
Birimlere ayrılan bölmelere ait, olağanüstü durumlarda kullanılmak üzere Arşiv
Şube Müdürlüğüne teslim ettikleri iç kapı anahtarlarını, mühürlü bir kasada
saklamak ve gerektiğinde müdahale etmek üzere söz konusu kasanın açıldığını bir
tutanakla tespit etmek,
i)
Kurum arşiv binalarının ve birimlere ait bölmelerin temizliğini yapmak veya
yaptırmak,
j)
Bu yönetmelik hükümleri gereğince, kurum arşivinin güvenliğini sağlamak
bakımından Savunma Sekreterliği ile iş
birliği yapmak ve gerekli tedbirleri almak.
B- Birimler açısından;
a)
Birimlerde, yukarıdaki maddelerde
belirtilen koruma yükümlülüğüne paralel olarak birimlerde bulunan ve kurum
arşivine intikal etmemiş arşivlik malzemenin korunması için gerekli tedbirleri
almak,
b)
Kurum arşivinde birimlere ayrılan bölmelerde gerekli güvenlik önlemlerinin
alınmasına yardımcı olmak,
olarak
belirlenmiştir.
Malzemenin
gizliliği
Madde
5- Birimler arşiv hizmetleri için
şubelerinden her birini görevlendirirler. Birim arşivindeki veya birimlerin kurum arşivine yerleştirdikleri
malzemenin gizliliğinin sağlanmasında öncelikle, birimlerin arşiv hizmetleri
için görevlendirdikleri personel ile söz konusu arşivden gerek görev, gerekse
araştırma ve inceleme maksadıyla yararlananlar sorumludurlar.
Arşive
konulan arşivlik malzemelerin gizliliğinin kaldırılması ilgili birimin teklifi
ve Bakanlık Makamının onayı ile kararlaştırılır.
Saklama
Süresi
Madde
6- Bakanlık merkez birimlerinde bulunan arşivlik malzeme, birim
arşivlerinde en son işlem tarihinden itibaren 1-5 yıl süre ile saklanır.
Saklama
süresi sonunda birimlerince kurum arşivine devredilen arşivlik malzeme arşiv
malzemesi vasfını kazanmasından itibaren 10-14 yıl süre ile kurum arşivinde
saklanır
Ancak,
denetim elamanlarınca düzenlenen her türlü rapor lüzum görüldüğü sürece
birimlerinde muhafaza edilir.
Bakanlık
taşra teşkilatındaki arşivlik malzemeler arşiv malzemesi vasfını kazanana kadar
birim arşivinde bekletilir. Bu süre sonunda (merkezde) bağlı olduğu birim
aracılığıyla kurum arşivine devredilir.
İmha
edilecek malzeme, bu maddede belirtilen saklama süresine tabi değildir.
Arşivden Yararlanma ve Yararlanma Usûl ve Esasları
Madde
7- (*) Kurum arşivinde bulunan arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki
ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri ve arşiv malzemesinin
örneklerinin verilmesi hususunda Bakanlar Kurulunca tespit edilen hükümler
uygulanır.
Arşiv
malzemesinin aslı hiç bir sebep ve suretle Kurum arşivinden dışarı verilmez.
Devlete,
gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve
ispatı gerektiğinde usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin
edilecek bilirkişiler veya ilgili birimlerce görevlendirilecek yetkililerce
yerinde incelenebilir.
Bakanlık
birimlerince görevlendirilmiş kişilere inceleme yapmak üzere Kurum Arşivinden arşivlik malzeme
verilebilir. Alınan arşivlik malzeme inceleme sonunda geri verilir.
Birim
arşivinden gerektiğinde görülmek ve incelenmek üzere, dışarı çıkarılmamak
kaydıyla arşivlik malzeme alınabilir. Alınan malzeme inceleme sonunda geri
verilir.
Birim Arşivi İşlemleri
Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması
Madde 8- Birimlerin
bünyesinde oluşmuş evrak ve belgeler, her yılın Ocak ayı içerisinde ilgili ünitelerde
gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler, işlemi
tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde
ayırıma tabi tutulur.
Ayırım
işlemini müteakip işlemi tamamlanmış olan birim arşivine devredilecek malzeme,
ilgili ünitelerde işin ve malzemenin özelliklerine göre;
a) Birimi (ünite dahil),
b) İşlem yılı,
c) Konu ve işlem itibariyle aidiyeti,
d) d) Aidiyet içerisindeki
tarih (aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama küçük tarihten büyük tarihe
doğru yapılır. Ekler içinde aynı usul uygulanır.) ve sıra numarası,
esas alınmak
suretiyle hazırlanır.
Ancak, sicil dosyaları, sicil numarası (kurum numarasına ilaveten emeklilik sicil numarası da belirtilmelidir.) veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır arşivde de, buna göre yerleştirme yapılır.
Uygunluk Kontrolü ve Uygunluk Kontrolü
Komisyonları
Madde 9 – (*) Ayırım sonucu,
işlemi tamamlanmış ve merkez birim arşivine devredilmesi gereken malzeme
uygunluk kontrolünden geçirilir. Uygunluk kontrolü, Uygunluk Kontrolü
Komisyonları tarafından yapılır.
Uygunluk Kontrolü Komisyonları, bakanlığımız merkez birimleri ve il merkez teşkilatları ile bunların üniteleri bazında olmak üzere iki ayrı şekilde teşekkül ettirilir. Sözü edilen komisyonların teşkilinde bakanlık merkez birimleri bünyesindeki merkez denetim birimi başkanlıkları ve şube müdürlüklerinin yanısıra, birimlerin il grubu başkanlıkları, maliye başkanlıkları özel büroları, bütçe dairesi başkanlıkları, bölge müdürlükleri özel büroları, merkez saymanlık müdürlükleri, tasfiye işletme müdürlükleri, bakanlık merkez teşkilatına bağlı katma bütçeli kuruluş saymanlıkları, döner sermayeli kuruluş saymanlıkları ve ayrıca yurtdışı teşkilatları ile benzerleri bakanlık merkez birimlerinin; il teşkilatına dahil defterdarlık özel büroları, vergi dairesi başkanlıkları özel büroları, milli emlak dairesi başkanlıkları özel büroları, takdir komisyonu başkanlıkları, muhakemat müdürlüğü, muhasebe müdürlüğü, gelir müdürlüğü, milli emlak müdürlüğü, personel müdürlüğü, il merkezinde ve ilçelerde bulunan tüm malmüdürlükleri ve vergi dairesi müdürlükleri ile diğer saymanlıklar ve benzerleri de defterdarlıkların birer ünitesi kabul edilir.
Ünite bazındaki Uygunluk Kontrolü
Komisyonları ilgili ünite amirinin başkanlığında, aynı ünitenin
arşiv sorumlusu veya
bu işle görevlendirilen kişi ve merkez
birim arşiv hizmetlerini yürüten
(birimlerin il grubu başkanlıkları,maliye başkanlıkları özel büroları,bütçe
Bakanlığımız merkez
birimleri ve il merkez teşkilatı bazında kurulacak olan Uygunluk Kontrolü
Komisyonları ise, hiyerarşik düzene göre merkezde birim amirinin, taşrada defterdarın bulunduğu kademenin en fazla
iki alt kademesindeki arşiv sorumlusunun başkanlığında, evrak işlerinden
sorumlu ünite amiri, arşiv hizmetlerini yürüten ünite amiri ve varsa kütüphane
ve dokümantasyon hizmetlerini yürüten ünite amiri ile merkezde birim amiri, taşrada defterdar tarafından
görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda ünitelerce
yürütülen hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi bir kişi olmak üzere toplam
beş veya en az üç kişiden oluşur. Bu
komisyonun sekreteryalığını da arşiv
hizmetlerini yürütmekten sorumlu ünite yapar.
Her hangi bir komisyonda
görevli üye, diğer komisyonlarda da üye olarak görevlendirilebilir.
Yukarıda sözü edilen
komisyonlar görevin işbirliği içinde yürütülmesi esasına göre faaliyet
gösterirler ve malzemenin ünite arşivinden merkez birim arşivine, merkez birim
arşivinden kurum arşivine ve kurum arşivinden de Devlet Arşivleri Genel
Müdürlüğüne devrine veya imhasına kadar olan tüm aşamalarda işbirliği içinde
görev yaparlar.
Uygunluk Kontrolü
Komisyonları tarafından yapılan kontrolde;
a) Arşive devredilen evrak, belge ve
benzerlerinin işlem yılı ve aidiyetleri itibariyle dosyalanıp dosyalanmadığına;
dosyalar üzerinde “Dosya Etiketi (Ek:6)” ve dosyalar içerisinde “Dosya Muhteviyatı Döküm Formu (Ek:2)”
bulunup bulunmadığına ve ayrıca bu malzeme ile bunlar dışındaki malzemenin
aidiyetine göre kutulanmış veya ambalajlanmış ve etiketlenmiş şekliyle kaydına
mahsus kayıt defterleri veya föyleri gözden geçirilerek, bunların içerdiği
bilgi, malzeme ve sıra numaralarında eksiklik, atlama, tekerrür ve benzeri
hatalar olup olmadığına,
b) Bir aidiyet içerisinde,
aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki
kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine,
c) Dosya içerisinde bulunan
evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına,
d) Klasör veya dosyalar
üzerindeki etiketlere malzemenin ait olduğu kurum, birim, alt birim ve ünite
adlarının; malzemenin işlem yılının; cins, içerik ve miktarı ile devirden
önceki numarasının yazılıp yazılmadığına,
e)
Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine,
f)
Zarflanması gerekenlerin zarflanıp zarflanmadığına,
g) Defterlerle, ciltlenmiş
veya zarflanmış olanların üzerindeki etiketlerin (d) bendinde açıklandığı
şekilde doldurulup doldurulmadığına,
h)
İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla
kullanılan föy ciltlerinin sayfalarının yırtık, kopuk ve eksik olup olmadığına
ve kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine,
ı) Ünite bazındaki Uygunluk
Kontrolü Komisyonları tarafından İmhalık Malzeme Kayıt Formları (Ek:7),
Arşivlik Malzeme Kayıt Formları (Ek:8) ve Arşiv Malzemesi Kayıt Formlarının
(Ek: 9); Bakanlığımız merkez birimleri
ve il merkez teşkilatı bazındaki Uygunluk Kontrolü Komisyonları tarafından da
yukarıdaki formlara ilave olarak, merkezde
birim amirinin, taşrada defterdarın tasdikine sunulacak olan Genel
Uygunluk Bildirimi Formunun (Ek:10) hazırlanıp hazırlanmadığına,
bakılır, eksikleri varsa
tamamlanır.
Uygunluk kontrolü yapılmış malzemelere ilişkin formların birer nüshaları
malzemelerin devir ve teslim işlemlerinden en az üç ay önce bakanlık merkez teşkilatının ünitesi olarak
kabul edilen yerler tarafından doğrudan
doğruya bağlı veya ilgili oldukları bakanlık merkez birim başkanlıklarına; il
teşkilatı üniteleri tarafından defterdarlığa; defterdarlıklar tarafından
bakanlık ilgili merkez birim başkanlıklarına ve bakanlık merkez birim
başkanlıkları tarafından da kurum arşivine gönderilir.
Malzemenin
Birim Arşivine Devri
Madde
10- (*) İlgili ünitelerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk
kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, bu işlemleri
müteakip üç ay içerisinde arşive devredilir. Malzemenin belirtilen süre
içerisinde devrinde, belirli bir sıra uygulanır. Bu sıra tespitinde, birim
arşivince ilgili üniteler arasında mutabakat sağlanır.
İmhalık,
arşivlik ve arşiv malzemesi merkez birim arşivine uygunluk kontrolü yapılmış ve
onaylanmış olan Dosya Muhteviyatı Döküm Formları, İmhalık Malzeme Kayıt
Formları, Arşivlik Malzeme Kayıt Formları ve Arşiv Malzemesi Kayıt Formları ile
birlikte teslim edilir. Birimlerin il grubu başkanlıkları, maliye başkanlıkları
özel büroları, bütçe dairesi başkanlıkları, bölge müdürlükleri özel büroları,
merkez saymanlık müdürlükleri, tasfiye işletme müdürlükleri, bakanlık merkez
teşkilatına bağlı katma bütçeli kuruluş saymanlıkları, döner sermayeli kuruluş
saymanlıkları ve ayrıca yurtdışı teşkilatları ile benzeri teşkilatların, il
teşkilatına dahil ünitelerin imhalık
malzemeleri bulundukları mahalde imha edileceğinden bunlar merkez birim arşivine devredilmez.
Kurum
Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayırımı ve Devri
Madde
11– (*) Merkez birim arşivinde bulunan ve saklama süresini tamamlayan
malzeme “Kurum Arşivine Devredilecek” olanlar şeklinde ayrılır. Ayrıma tabi
tutulan bu tür malzeme ilgili merkez birimi Uygunluk Kontrolü Komisyonu
tarafından hazırlanıp onaylanmış imhalık malzeme, arşivlik malzeme ve arşiv
malzemesi genel uygunluk bildirimleri
ve bunların eki olan üniteler bazındaki Uygunluk Kontrolü Komisyonları
tarafından hazırlanıp onaylanmış Dosya Muhteviyatı Döküm Formları, İmhalık
Malzeme Kayıt Formları, Arşivlik Malzeme Kayıt Formları ve Arşiv Malzemesi
Kayıt Formları ile birlikte kurum arşivine devredilir.
Birim
Arşivinde Ayıklama ve İmha
Madde l2 – (*) Bakanlık
merkez birimleri ile birimlerin il grubu başkanlıkları, maliye başkanlıkları
özel büroları, bütçe dairesi başkanlıkları, bölge müdürlükleri özel büroları,
merkez saymanlık müdürlükleri, tasfiye işletme müdürlükleri, bakanlık merkez
teşkilatına bağlı katma bütçeli kuruluş saymanlıkları, döner sermayeli kuruluş
saymanlıkları ve ayrıca yurtdışı teşkilatları ile benzeri teşkilatlar ve il
teşkilatına dahil üniteler arşivlerinde bekleme süresini dolduran ve 8 ve 11
inci maddelere göre işlem yapılan malzemeden muhafazasına lüzum kalmayanları
tespit ederek, düzenleyecekleri Dosya Muhteviyatı Döküm Formları ve İmhalık Malzeme Kayıt Formları ile
birlikte kurulacak Ayıklama ve İmha Komisyonlarına verirler. Bu tür malzemenin
bakanlık merkez birimlerince kurum arşivine; bakanlık merkez teşkilatına bağlı
birimler bünyesindeki merkez denetim birimi başkanlıkları ve şube
Birim arşivlerinde imha işlemi yapılmaz.
Ancak
Bakanlık taşra ve yurt dışı kuruluşlarında ayıklama ve imha işlemleri bu
Yönetmeliğin imha ile ilgili hükümleri çerçevesinde birimlerce mahallinde
yapılır.
Kurum Arşivi İşlemleri
Arşiv Malzemesinin Tasnifinde Esas Alınacak Kodlama Sistemi
Madde
13 – (*) Teşkilat kodlarının tespiti, uygulanması veya yeni kurulan daire
ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli
yapılır .
Madde 14-Birimler ellerinde
bulundurdukları arşivlik malzemeyi ve taşra teşkilatlarından tasnifi yapılmış olarak gönderilen arşiv
malzemesini işlem gördüğü tarih ve oluşumu itibariyle konu bütünlüğüne uymak ve
düzenlerini bozmamak şartıyla
arşiv kodlama esasına göre bağlı
klasörlerle kurum arşivinde kendilerine ayrılan bölmelere yerleştirirler.
Kesin tasnif, muhafazasına
lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve
imhasından sonra yapılır.
Tasnif işlemleri şu sırayı
takip eder:
a) a) Ayırımı yapılan evrak ve vesaikten, konu ve işlem
itibariyle aidiyatı aynı olanlar, ekleri ile birlikte bir araya getirilir.
Evraka ekli olan
harita, plan, proje ve benzerleri, asıl evrak ve vesaikten ayrılmaz. Bu tür
ekler, asıl evrak ve vesaik ele birlikte ele alınır.
Birden
fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın, dağılmasına mani olmak,
yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla
kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her
dosyada evraklar 1’den başlamak üzere sıra numarası alır. Evrakın ekleri kendi
içerisinde sayıldıktan sonra asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine adet olarak kurşun kalemle yazılır.
b) b) Daha sonra birimleri
tespit edilmiş olan evrak ve vesaik, kendi içerisinde “Gün, Ay ve Yıl” sırasına
göre, kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken, aşağıdaki hususlar göz
önüne alınır:
i) Kronolojik sıralama işlemi küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır.
Birden fazla eki bulunan evrak ve
vesaikin, kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır.
ii) Üzerinde yalnızca “ay”ı olup günü belli olmayan
evraklar, sıralamada evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse,
bunlar bulundukları ayın en sonunda toplu olarak konulur.
iii) Eski harfli belgelerdeki Hicri ve Rumi tarihler
Miladi tarihe çevrilerek alınır.
iv) Bazı eski harfli evrak ve
vesaikte, tarihler, “ay” olarak üç parçaya bölünerek, “Evail”, ”Evasıt” ve
“Evahir” tabirleri ile kullanıldığından; “Evail” yazılı olanlar, ait oldukları
Üzerinde gün ve ay
olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın sonuna konulur.
v) v) Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde tahmini
tarihlemesi yapılan evraklar da, ait oldukları yılın, ayı ve günü belli olmayan
evrakları arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı, köşeli parantez içerisinde gösterilir.
c) (*) Ayırma neticesinde, arşiv malzemesinin ait
olduğu alt birime kadar, daha önceden belirlenmiş kodları ihtiva eden lastikten
yapılmış “Arşiv Yer Damgası” (Ek:1) evrakın ön yüz alt orta bölümüne siyah
ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır.Arşiv yer damgasında, birim
koduna kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden bunların belirlenmiş kodları,
lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın “Kutu veya
Klasör Numarası”, “Dosya Numarası” ve “
Evrak Sıra Numarası” bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur.
“Klasör numarası” bölümünde, evrak ve vesaikin dosyalar içerisinde
konacağı, bağlı klasöre verilecek müteselsil numara yazılır.
“ Dosya numarası” bölümüne, bir klasörde yer alacak dosyalara
verilecek müteselsil
“ Evrak sıra
numarası” bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraklara
verilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak
evraklar 1’ den başlamak üzere sıra numarası alır. “Arşiv yer damgası” aidiyat
ve bütünlüğün sağlanması bakımından, evrakın eklerine de basılır.
Kodlamada, “Klasör
numarası”, “Dosya numarası” ve “Evrak sıra numarası” bölümleri kurşun kalem ile
doldurulur. Boyalı sabit, tükenmez ve mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı
yazılmaz.
d) d) Her dosya gömleği
içerisine, o dosyada yer alacak evrakın
dökümünü verecek bir “Dosya Muhteviyatı Döküm Formu”(Ek 2) konacaktır.
e) e) İstenilen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı
sağlamak için, belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği klasörlerin,
sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın “Evrak
Sıra Numarası” hanesine kadar olan bilgiler kayıt edilir. Bu etiketlerde (Ek:3)
“Dosya numarası” hanesine, bir klasörde yer alacak dosyaların ilk ve son
numaraları ile, ayrıca “İşlem yılı” yazılır. Aynı şekilde dosya gömleklerinin ön
yüzlerine de kodlamanın “Dosya sıra numarası” dahil, “İşlem yılı” kayıt edilir.
Ayrıca hizmetlerin
hususiyeti ve aidiyeti itibariyle kendi arasında müteselsil sıra numarası almış
olan evrak ve vesaik için, klasör etiketleri ile dosya gömleklerinin ön
yüzlerinde “İşlem yılı” hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla klasör
içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve vesaikin almış olduğu müteselsil
numaranın başlangıç ve bitiş numaraları aramada bir kolaylık unsuru olması
bakımından kayıt edilir. Bunun için “İşlem yılı” hanesinin altında bu
numaraların yer alacağı bir boş kısım bırakılır.
f)
f) Klasörlere verilecek
sıra numaraları, seriler halinde müteselsil olarak devam ettirilir. Dosya sıra
numaraları ise yıl veya yıl gruplarına göre yeniden başlatılır
g) g) Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi
tamamlanan evrakın, envanteri
hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleriyle birlikte evrak bütünlüğünün,
mahiyeti hakkında özet çıkarılıp fişlenir ve daha sonra kataloglara geçirilir.
Kurum Arşivindeki arşivlik malzemenin veya arşiv malzemesinin
kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için
birimlerce çıkarılan envanter ve katalogların bir örneği kurum arşivine
devredilir ..
h) h) Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya
gömlekleri içerisinde klasörlere (Ek:4) konmuş olarak arşiv depolarında ve
madeni raflarda tasnif planına uygun olarak, bir yerleştirme planı dahilinde
yerleştirilir.
Bu yerleştirmede
raflarda, soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru teselsül eden bir
sıra dahilinde hareket edilir.
Yerleştirme işlemi,
birimlerin idari yapılarına uygun olarak arşiv deposuna girildiğinde sol
taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem her raf
grubu için tekrarlanır. Bölmelerdeki
raflara blok ve sıra numarası
verilir.
Arşiv deposunun
yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır.
Bu tasnif sistemi yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitteki malzemenin (film, fotoğraf, plak, ses ve görüntü bandı, vb..) tasnifi, değişik sistem ve işlemlere göre yapılır.
Devlet
Arşivine Gönderilecek Malzemenin Ayrımı ve Devri
Madde15-
(*) Kurum arşivinde, birimlerin arşivlerinde, birim başkanlıklarının
bünyesindeki merkez denetim birimi başkanlıkları ve şube müdürlükleri dışındaki
bakanlık merkez teşkilatına bağlı diğer üniteler arşivleri ile il teşkilatına
dahil üniteler arşivlerinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi “Devlet
Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecekler” şeklinde ayrılarak, hazırlanacak
Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formları (Ek:5) ile birlikte en geç
bir yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir.
(*) Elektronik
ortamda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde, Devlet Arşivleri Genel
Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir.
Arşiv
malzemesinden hangilerinin Genel Müdürlükçe teslim alınıp, hangilerinin geçici
veya sürekli olarak kurum arşivinde kalacağı, kurum arşivinin görüşü alındıktan
sonra Genel Müdürlükçe kararlaştırılır. Kurum arşivinde kalan arşiv
malzemesinin saklanmasına devam olunur.
Arşiv
Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi
Madde
16- Birimlerce aynı tür arşiv malzemesi, aynı forma kaydedilir. Değişik
türde arşiv malzemesi bulunması halinde, her biri için ayrı form düzenlenir.
Form
üzerindeki, teslim edilen arşiv malzemesinin;
a) “Birimi” bölümüne arşiv malzemesini devreden
birimin adı,
b) “Türü” bölümüne, dosya, defter, form, plan,
program, model, fotoğraf, resim, film, plak, görüntü bandı, ses bandı, damga
v.b. olduğu,
c) “İşlem yılı” bölümüne, arşiv malzemesinin
teşekkül ettiği yıl,
d)
“Teşkilat kodu” bölümüne, her dikdörtgen içine sırasıyla kurum, birim ve ünite
kodları yanındaki klasör ve dosya bölümüne de, klasör ve dosya numarası,
e)
“ Envanter sıra numarası” bölümüne, ekleri dışında, evraka teslim dönemi ile
ilgili olarak, envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası,
f) “İşlem tarihi” bölümüne, evrakın gün, ay,
yıl olarak aldığı tarih,
g)
“Sayı” bölümüne, evraka verilen sayı,
h)
“Gizlilik derecesi” bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı,(Gizli evrak “G”
kısaltması ile gösterilir).
ı) “Konusu” bölümüne, o evrakın konusunu ifade
edecek kısa açıklama,
i)
“Adedi” bölümüne, dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa
sayısı, diğer tür belgeler içinde toplam adet,
j)
“Açıklama” bölümüne, yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi, devredilecek arşiv
malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar.
k) “Evrak sıra numarası” bölümüne, evrakın
dosya içindeki sıra numarası yazılır.
Arşivlere Devredilmeyecek Malzeme
Madde
17- Birimlerde işlemleri gereği genel mahiyette teksir edilmiş her türlü
yazı, matbu form, boş beyanname, boş hesap cetveli ve yardımcı hesap cetvelleri,
muhtelif boş defter ve yardımcı defterler ile Resmi Gazete, kitap, broşür ve
benzerleri birim ve kurum arşivine devredilmez.
Muhafazasına Lüzum Kalmayan
ve İmha Edilecek Malzeme,
Ayıklama ve İmha Komisyonları
İmha İşlemine Tabi
Tutulmayacak Malzeme
Madde
18 –(*) Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde
kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzum
görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme 19 uncu maddede sayılan
malzeme içerisinde yer almış olsa dahi, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın
tayin ettiği zaman sınırı içinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama
ve imha işlemine tabi tutulamazlar.
İmha
Edilecek Malzeme
Madde
19- İmha edilecek malzeme, aşağıda gösterilmiştir.
1) Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekit
yazıları,
2) Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle
yazılmış her çeşit müsveddeler,
3) Resmi veya özel her çeşit zarflar (Tarihi
değeri olanlar hariç)
4) Adli ve İdari Yargı organları ile PTT ve
diğer resmi kuruluşlardan gelen genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan
alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar, PTT’ye zimmet karşılığında
verilen evrakın (koli, tel, adi ve taahhütlü zarf ve benzeri) kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri,
5)
Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye
kalanlar (anket soru kağıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve
listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dokümanları),
6) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her
çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri,
7)
Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına
yarayan her türlü ara yazışmalar,
8)
Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve
kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları,
9) Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan
yazışmalardan, ilgili ünite,daire, kurum ve kuruluşta bulunan asılları
dışındakilerin tamamı,
11)
Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, kitap ve benzeri
basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan
malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında
kalanlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür,
sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle
kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin
tamamı,
12)
Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan
sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,
13) İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının
fazla kopyaları,
14) Çalışma raporlarının fazla kopyaları,
15) Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili
evrak için yapılan her türlü yazışmalar,
16) Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir
süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat
hükümlerine göre belli saklama sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar,
17) İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan
dilekçe, ihbar ve şikayetler,
18)
Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyanında kesin bir sonuç
doğurmayan her türlü yazışmalar,
19)
Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme
yazıları, hasta sevk formları,
20)
İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kağıtları,
imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri,
21)
Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış (hıfz edilmiş) başvurular ve
yazılar,
22) Daireler arası müteferrik yazışmalar,
vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar,
23) Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür
yazıları ve cevapları,
24) Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri,
25) İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden
yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri,
26)
Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz oldukları
takdir edilenler ile,
27)
Yukarıda genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da bürokratik
gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile
benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan,
muhafazasına lüzum görülmeyenlerin,
. İmhasına,
kurulacak “Ayıklama ve İmha Komisyonları” tarafından karar verilir.
Kurum
Arşivinde Yapılacak Ayıklama, İmha ile Damgalama
Madde
20- Kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonu, birimlerce ayıklamaya tabi
tutulup, listeleriyle birlikte kurum arşivine intikal ettirilmiş bulunan
malzemeyi, ilgili birim arşivince görevlendirilecek elamanlarla birlikte
yeniden gözden geçirerek, muhafazasına lüzum kalmayan malzemeyi kesin ayıklama ve imha işlemine tabi
tutarlar.
Ayıklama
ve imha işlemini müteakip, kurum arşivine devredilen malzeme, birimlerince
siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak kaydıyla “Kurum Arşivi”
damgası ile damgalanır. Damga, evrakların, ön yüz sol üst köşesine, defterlerin
ise , iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynı
şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv
malzemesine ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir.
Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Teşkili
Madde
21- Ayıklama ve imha komisyonlarının oluşumu aşağıda gösterilmiştir.
1) Kurum arşivinde
kurulacak komisyon:
Kurum
arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşiv hizmet ve
faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin veya
kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında kurum arşivinden görevlendirilecek iki
memur ile malzemesi ayıklanacak ve imha edilecek birim amiri tarafından
görevlendirilecek (kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda birimlerce
yürütülen hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi) iki temsilciden teşkil olunacak
en az 5 kişilik bir “Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu” kurulur. Birimler
bünyesinde kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri yer almışsa bu hizmetlerin
sorumlusu veya sorumluları da bu komisyona tabii üye olarak katılırlar.
2) Taşra
teşkilatında kurulacak komisyonlar:
a) a) İl bazında kurulacak komisyon:
Defterdar veya
defterdar yardımcısının başkanlığında ayıklama ve imhası
yapılacak ünitenin amiri veya yardımcısı, varsa
ünite arşiv sorumlusu yoksa bu işte görevlendirilmiş sorumlu kişi ve ilgili
ünite amiri tarafından görevlendirilecek (kamu
idaresi ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi) iki
temsilciden oluşacak en az 5 kişilik bir komisyon teşkil edilir.
b) b) İlçe bazında
kurulacak komisyon:
Malmüdürlüğü ve
vergi dairesi müdürlüğü için ayrı ayrı olmak koşuluyla müdür veya yardımcısının
başkanlığında ayıklama ve imhası yapılacak kısımın şefi varsa arşiv sorumlusu,
yoksa bu işle görevlendirilen kişi, kamu idaresi ve evrak yönetimi konusunda
bilgili ve tecrübe sahibi 1 temsilciden oluşacak en az 4 kişilik bir komisyon
kurulur.
c) (*) Birimlerin il
grubu başkanlıkları, maliye başkanlıkları özel büroları, bütçe dairesi
başkanlıkları,bölge müdürlükleri özel büroları, merkez saymanlık müdürlükleri,
tasfiye işletme müdürlükleri, bakanlık merkez teşkilatına bağlı katma bütçeli
kuruluş saymanlıkları, döner sermayeli kuruluş saymanlıkları ve ayrıca yurtdışı
teşkilatları ile benzerlerinde; bunların en üst amirlerinin veya (varsa)
yardımcılarının başkanlığında, buraların arşiv sorumlusu veya bu işle
görevlendirilen kişi ve ilgili ünite veya alt ünite amiri ile kamu idaresi ve
evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi 2 kişiden ibaret 5’er kişilik komisyonlar
oluşturulur. Yeterli personel olmaması halinde bu komisyonlar en az 3’er
kişiden teşekkül ettirilir.
Ayıklama ve imha işlemlerinin süratli ve düzenli işleyebilmesi için birimlerce yardımcı personel görevlendirilebilir.
Ayıklama ve İmha
Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları
Madde 22- Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum
görülmeyen her türlü malzemenin
Ayıklama ve
imha komisyonları imha edilecek malzemenin ayıklama ve imha
işlemlerinin yönetmeliğe uygun olarak yapılmasından sorumludur.
Ayıklama ve İmha
Komisyonlarının Çalışma Esasları
Madde 23- Ayıklama ve İmha
komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar.
Komisyonlar
kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o
yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutarlar.
(*) Komisyonlar üye tam sayısıyla toplanır ve
kararlarını oy çokluğu ile alır.
Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş
sayılır.
(*) İmhası reddedilen malzeme sonraki
yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir.
BEŞİNCİ KISIM
İmha İşlemleri
Ayıklama ve Tasnif
Madde 24 - Ayıklama ve İmha Komisyonlarınca
ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, imha edileceği tarihe kadar
arşivin ayrı bir bölümünde muhafaza edilir.
İmha Listesinin
Düzenlenmesi
Madde 25 - (*) İmha edilecek malzeme için bunların
özelliğine göre, teşekkül ettiği birim, yılı, aidiyeti, aidiyet içerisindeki
tarih ve sıra numarası ve dosya planı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha
listesi hazırlanır. İmha listeleri,ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve
üyeleri tarafından imzalanır.
Madde
26 – (*) Kurum arşivinde hazırlanan “Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha
Komisyonu İmha Listesi” (Ek:11), Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun
görüşü alındıktan sonra, bakanlık merkez teşkilatında Bakanlık Makamının
onayını müteakip kesinlik kazanır.
Birimlerin
il grubu başkanlıkları, maliye başkanlıkları özel büroları, bütçe dairesi
başkanlıkları, bölge müdürlükleri özel büroları, merkez saymanlık müdürlükleri,
tasfiye işletme müdürlükleri, bakanlık merkez teşkilatına bağlı katma bütçeli
kuruluş saymanlıkları, döner sermayeli kuruluş saymanlıkları, ayrıca yurtdışı
teşkilatları ve benzeri üniteler ile il teşkilatına dahil üniteler arşivlerinde hazırlanan İmhalık Malzeme
Kayıt Formları ve bunlara ilişkin Dosya Muhteviyatı Döküm Formları (imha
listeleri) ise bunların bağlı olduğu
merkez teşkilatı birim başkanlığı birim arşiv sorumlusunun ve müteakiben kurum
arşivinin uygun görüşü alındıktan sonra, il teşkilatına dahil olanlarda vali
veya kaymakamın; diğerlerinde bunların merkez teşkilatında bağlı veya ilgili
oldukları birim başkanlıklarının en üst amirinin onayını müteakip kesinlik
kazanır.
İmha Şekilleri
Madde
27 – (*) İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlarından
ve karbon kağıtlarından ayıklanır. Tekrar kullanılma imkanı olan dosya ve
klasörler ayrılır.
İmha edilecek malzeme,
başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle
kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir.
Özelliği
gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında
ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.
İmha Tutanağı
Madde 28- İmha İşlemi ,
düzenlenecek iki örnek tutanakla tespit edilir. Bu tutanak ayıklama ve
İmha Komisyonlarının başkan ve üyeleri
tarafından imzalanır.
İmha Listeleri ve Tutanaklarının
Saklanması ve Denetleme
Madde 29- İkişer örnek olarak hazırlanan imha
listeleri ve tutanaklar ile bunlarla ilgili yazışma ve onayların bir örneği
ilgili birimde , diğer örneği ise kurum arşivinde muhafaza edilir.
Listeler ve
tutanaklar denetime hazır vaziyette 10
yıl süreyle saklanır.
(*) Elektronik
Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi
Ek Madde 1 -Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve
belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını
sağlamak amacıyla bir kopyası cd, disket veya benzeri kayıt ortamlarına
aktarılmak suretiyle muhafaza edilir.
Bu tür malzemenin muhafaza,
tasnif, devir ve benzeri arşiv işlemlerinde diğer tür malzeme için uygulanan
hükümler uygulanır.
(*)
Eski Harfli Türkçe (Osmanlıca) Arşiv Malzemesi
Ek Madde 2 -Bakanlık
teşkilatı arşivlerinde bulunan eski harfli Türkçe (Osmanlıca) belgeler,
ayıklama ve tasnif işlemlerine tabii tutulmaksızın, mevcut düzeni içinde öncelikle
Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredilir.
(*)Faaliyet Raporu
Ek Madde 3 – İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı yıl içindeki
arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri 8/8/2001 tarihli ve 24487 sayılı Resmi
Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik
Yapılmasına Dair Yönetmelik ekinde yer alan Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu
ile müteakip takvim yılının Ocak ayı içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne
gönderir.
ALTINCI KISIM
Dayanak, Yetki ve Çeşitli Hükümler
Dayanak
Madde 30- Bu Yönetmelik, Maliye ve Gümrük
Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında 13/12/1983 tarih ve 178 sayılı
Kanun Hükmünde Kararnamenin 8/6/1984
tarih ve
Yetki
Madde
31- Bu Yönetmeliğin uygulanması ile ilgili olarak ;
a) a) Uygulamaya ilişkin yazışmalar yapmak,
b) b) Kurum arşivinde her
türlü düzenlemeyi yapmak ve yaptırmak,
c) c) Bakanlık teşkilat yapısında değişiklik halinde
(Başbakanlığın görüşü alınmak kaydıyla) yönetmeliğe ilişkin yeniden düzenleme
çalışması yapmak,
hususlarında İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı
yetkilidir.
Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller
Madde 32- Bu Yönetmelikte
düzenlenmeyen hususlarda, 16/5/1988 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğü
giren “ Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik” hükümleri dikkate alınır.
YEDİNCİ KISIM
Son Hükümler
Madde 33- Bu Yönetmelik
Hükümleri, yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
Madde 34- Bu Yönetmelik
Hükümlerini Maliye Bakanı yürütür.
(*) 17 Şubat 2002 tarih ve 24674 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan
“Maliye ve Gümrük Bakanlığı Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin Adında ve
Bazı maddelerinde Değişiklik Yapılması Hakkında Yönetmelik” ile değiştirilmiş
şekli.
ARŞİV YÖNETMELİĞİNDE
KULLANILACAK EKLER:
EK1: Arşiv Yer
Damgası
EK2: Dosya Muhteviyatı Döküm Formu
EK3/A: Büyük Klasör Etiketi
EK4: Klasör
EK5/A: Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu
EK5/B: Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu
EK6/A: Malzeme Etiketi
EK6/B: Malzeme Etiketi
EK7: İmhalık Malzeme Kayıt Formu
EK8: Arşivlik Malzeme Kayıt Formu
EK9: Arşiv Malzemesi Kayıt Formu
